Relations entre contacts

CiviCRM vous permet de représenter les connexions entre les contacts en créant des relations. Exemple, si une mère et son fils sont tous les deux dans votre base de données, il peut être utile de pouvoir regarder l'un ou l'autre des dossiers et voir qu'ils sont liés l'un à l'autre.

Vous pouvez également suivre les relations entre les organisations, ou entre les contacts individuels et les organisations. Par exemple, la saisie d'une organisation dans le domaine de l'employeur actuel de l'enregistrement d'un contact individuel crée automatiquement une relation «employé de l'individu à l'organisation", et une relation «employeur de l'organisation à l'individu".

Creating relationships between contacts

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  1. Accédez à l'un des enregistrements que vous souhaitez relier.
  2. Cliquez sur Ajouter une relation dans le bouton Actions du résumé de contact ou dans l'onglet Relations
  3. Sélectionnez le type de relation. Dans ce cas, ce serait soit «Enfant de» ou «Parent de».
  4. Commencez à saisir le nom de famille de la ou des personne(s) concernée(s). Si le contact que vous souhaitez connecter n'existe pas encore dans la base de données, vous pouvez créer un nouveau contact à partir de cet écran.
  5. Vous pouvez également saisir des informations supplémentaires, notamment la date de début et la date de fin (dans le cas où la relation est limitée dans le temps), la description et les notes. Il existe également deux options d'autorisation, qui permettent aux utilisateurs de la base de données de modifier cet enregistrement. Enfin, la zone Activé, qui est cochée par défaut, indique que la relation est active, .
  6. Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur Enregistrer la relation.

Relier les employés et les employeurs

Une façon rapide de relier les employés (qui sont stockés dans CiviCRM en tant qu'individus) aux employeurs (stockés en tant qu'organisations) consiste à utiliser le champ Employeur actuel dans le dossier d'une personne. Cela définira le champ employeur actuel dans l'enregistrement de contact et créer une relation entre les contacts.

  1. Accédez à l'enregistrement de l'individu que vous souhaitez connecter à une organisation.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier pour modifier l'enregistrement de l'individu.
  3. Commencez à taper le nom de l'organisation dans le champ Employeur actuel. Au fur et à mesure que vous tapez, les noms correspondants des organisations qui existent déjà en tant que contacts dans CiviCRM apparaissent dans une liste déroulante de saisie semi-automatique sous le champ Employeur actuel. Si l'organisation est déjà un contact dans CiviCRM, vous pouvez la sélectionner dans la liste déroulante en appuyant sur la flèche vers le bas ou en cliquant dessus. Si l'organisation n'existe pas déjà en tant que contact CiviCRM, entrez simplement le nom complet de l'organisation.
  4. Une fois que le nom complet de l'organisation est entré dans le champ Employeur actuel, appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur le bouton Enregistrer. Si l'organisation est un contact préexistant, une relation Employé / Employeur sera créée entre le particulier et l'organisation. Si l'organisation n'existe pas déjà, un nouveau contact d'organisation sera créé et la relation sera créée entre l'individu et l'organisation. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Relations pour afficher votre relation nouvellement créée et voir les relations existantes.

Ajout de contacts aux organisations

  1. Sélectionnez les contacts souhaités dans vos résultats de recherche comme décrit ci-dessus.
  2. Sélectionnez Ajouter une relation - à l'organisation dans le menu déroulant dans le menu Actions.
  3. Dans l'écran Ajouter des contacts à l'organisation, sélectionnez Type de relation dans le menu déroulant.
  4. Entrez une partie du nom de l'organisation souhaitée dans le champ Rechercher l'organisation cible, puis cliquez sur Rechercher.
  5. Les organisations qui correspondent à votre recherche apparaîtront dans la zone Marquez les contacts cibles pour cette relation située sous les boutons Rechercher et Annuler. Si l'organisation que vous recherchez apparaît dans cette liste, cliquez sur le bouton radio en regard de cette organisation, puis cliquez sur le bouton Ajouter à l'organisation ci-dessous. Si l'organisation que vous recherchez n'apparaît pas dans cette liste, essayez d'entrer quelque chose de différent dans le champ Trouver une organisation cible et de cliquer sur Rechercher à nouveau. Si vous ne parvenez toujours pas à trouver votre organisation souhaitée, elle peut ne pas exister. Cliquez sur Annuler, ajoutez une nouvelle organisation et réessayez.
  6. Une fois que vous avez choisi une organisation et cliquez sur le bouton Ajouter à l'organisation, vous devriez voir un message indiquant que le nombre de participants que vous avez sélectionné a été ajouté à l'organisation.
  7. Cliquez sur Terminé pour revenir aux résultats de votre recherche.

Ajout de contacts aux ménages

  1. Sélectionnez les contacts souhaités dans vos résultats de recherche comme décrit ci-dessus.
  2. Sélectionnez Ajouter une relation - au ménage dans le menu déroulant Actions.
  3. Sélectionnez le Type de relation dans le menu déroulant. Notez que si CiviCRM ne vous empêche pas d'ajouter plusieurs contacts comme chef de ménage pour un seul ménage, cela peut causer des problèmes plus tard dans toute situation où vous attendez chef de ménage de se référer à un seul Par ménage. Par conséquent, l'option membre du ménage de peut être le meilleur choix dans la plupart des situations.
  4. Entrez une partie du nom du ménage auquel vous ajoutez des contacts (tel qu'un nom de famille partagé par les membres du ménage) dans le champ Rechercher ménage cible, puis cliquez sur Rechercher.
  5. Les ménages qui correspondent à votre recherche apparaîtront dans la zone Marquez les contacts cibles pour cette relation située sous les boutons Rechercher et Annuler. Si le ménage que vous recherchez apparaît dans cette liste, cliquez sur le bouton radio en regard de ce ménage, puis cliquez sur le bouton Ajouter au ménage ci-dessous. Si le ménage que vous recherchez n'apparaît pas dans cette liste, essayez d'entrer quelque chose de différent dans le champ Rechercher un ménage cible et de cliquer Recherche à nouveau. Si vous ne trouvez toujours pas le ménage désiré, il peut ne pas exister. Cliquez sur le bouton Annuler, ajoutez un nouveau ménage et réessayez.
  6. Une fois que vous avez choisi un ménage et cliqué sur le bouton Ajouter au ménage, vous devriez voir un message indiquant que le nombre de participants que vous avez sélectionné a été ajouté au ménage.
  7. Cliquez sur Terminé pour revenir aux résultats de votre recherche.

Création de nouveaux types de relations

-----Traduction en cours ------

CiviCRM comes with a set of common relationship types that can be used to indicate relationships between contacts. If you need to track different types of relationships between your contacts, you can create your own custom relationship types.

  1. In the navigation menu, go to: Administer > Customize Data and Screens > Relationship Types.
  2. Review the list of existing relationship types to ensure that you are not creating a duplicate.
  3. If the relationship type you need does not already exist, click the New Relationship Type button.
  4. Enter descriptive labels for the relationship type you are creating in the Relationship Label-A to B and Relationship Label-B to A fields. The Relationship Label-A to B field describes the relationship between Contact A and Contact B; the Relationship Label-B to A field describes the relationship between Contact B and Contact A.
    • Some relationships can be described by the same label in both directions; in these cases you can enter the Relationship Label once in the Relationship Label-A to B field. For example, when describing the relationship between two domestic partners named Sylvia and Audre, you can say that Sylvia is the "Partner of" Audre and Audre is the "Partner of" Sylvia. Therefore you would enter the "Partner of" label only in Relationship Label-A to B field, leaving the Relationship Label-B to A field blank.
    • In other situations one Relationship Label cannot be applied in both directions; in these cases you need to enter different Relationship Labels in each of the Relationship Label fields. For example, you can say that Kiyoshi is the "Grandparent of" Yuki but you cannot say that Yuki is the "Grandparent of" Kiyoshi. Therefore you would enter the "Grandparent of" label in the Relationship Label-A to B field and either "Grandchild of" or "Grandparent is" in the Relationship Label-B to A field.
  5. Use the Contact Type A and Contact Type B fields to designate which contact types are being linked by your relationship. Remember to check that the contact types you select for Contact A and Contact B make sense when corresponded to your Relationship Labels.
  6. Optionally enter Description for this relationship type. This is especially useful if the intended purpose of this relationship type may not be obvious to other users.
  7. Leave the Enabled box checked unless you intend to create this relationship type but not allow users to utilise it until a future date.
  8. Click Save. You will see a message telling you that the relationship type has been saved and you will see your new Relationship Type in the list below.

Disabling or deleting unneeded relationship types

If an existing relationship type is no longer useful or relevant for your organisation you can either disable or delete it so it is no longer presented as an option for new relationships. Disabling rather than deleting the relationship type has two significant advantages: you will still be able to see existing data on relationships of this type, and you can easily enable the relationship type again should you find you need it later.

  1. In the navigation menu, go to: Administer > Option Lists > Relationship Types.
  2. Click the More link in the row of the relationship type that you'd like to disable or delete.
  3. Select either Disable or Delete from the pop-up menu.
  4. If you select Disable, a pop-up confirmation bubble will appear. If you select Delete, you will be directed to an additional screen that provides a more serious warning and requests confirmation. Review the information provided in either confirmation message and if you are sure you'd like to complete this action, click the Delete button otherwise Cancel.
  5. If you have chosen to disable the relationship type it will appear in red in the Relationship Types list and relationships of this type will still be visible when viewing contacts. If you have chosen to delete the relationship type it will no longer appear in the Relationship Types list or in contact relationships data. In either case users will no longer be able to create new relationships of this type.
  6. To enable a previously disabled relationship type, follow steps 1 and 2 above and select Enable from the more pop-up menu.