Planification et gestion d'un événement

Ce chapitre traite des informations générales sur la planification et la gestion d'un événement

De nombreux éléments sont à considérer lors de la planification d'un événement, ce qui aura une incidence sur la façon dont vous allez le configurer. Il est donc utile de réfléchir aux informations contenues dans ce chapitre avant de commencer.

Planification

Avant de démarrer, il est important de penser à la structure de vos événements et comment vous allez les enregistrer, cela vous permettra de mieux les configurer.

Voici quelques questions importantes à vous poser :

  • Quels sont les différents types d'événements que vous organisez? Et de quel type d'événement s'agit-il?

  • Quels rôles différents les participants auront-ils? Exemple: participant, animateur, conférencier,journaliste,...

  • Quelles sortes d'information voulez-vous collecter sur les participants ? Exemple : Age, profession, ville...?

  • Voulez-vous permettre l'inscription en ligne à l'événement?

  • Le nombre de participants qui peuvent y assister est-il limité?

  • Souhaitez-vous valider l'enregistrement, ou le laisser ouvert à toute personne?

  • Si le nombre maximal d'inscriptions est atteint: gestion d'une file d'attente?

  • Un participant pourra-t-il enregistrer d'autres personnes ?

  • Voulez-vous adresser aux inscrits une confirmation de leur enregistrement ?

  • Souhaitez-vous que la liste des participants soit publique ?

  • Est-ce un événement qui se répète régulièrement avec à peu près les mêmes critères ?

  • Est un événement payant ? Si oui...

    • A quel moyen financier voulez-vous rattacher les frais de l'événement ?
    • Voulez-vous facturer des frais multiples, tels que frais de session supplémentaire ou repas.
    • Voulez-vous offrir des remises ou gratuités ?

Prenez le temps d'évaluer le type d'information dont vous avez besoin pour parametrer vos événements efficacement, ainsi que les informations qu'il serait utile de recueillir lors de vos manifestations ou sur les participants à l'événement. Si vous exécutez des événements récurrents qui sont très similaires, pensez à utiliser des modèles d'événements ou les fonctions de copie de l'événement pour faire la mise en place des processus plus facilement et plus rapidement.

La promotion de vos évènements

Diffuser et promouvoir votre évènement peut prendre plusieurs formes. Pensez au public de votre événement et où ils ont tendance à rechercher leurs informations. Ce qui suit vous aidera à déterminer quels outils peuvent vous aider à le promouvoir:

  • Quelle stratégie allez-vous utiliser pour promouvoir votre événement, et à travers quels canaux?
  • Allez-vous afficher vos événements sur votre site Web et permettre aux public de s'inscrire en ligne?
  • Est-ce qu'un email est un bon moyen d'atteindre votre public cible pour les informer de l'événement?
  • Si votre événement est "sur invitation seulement"? Qui allez-vous inviter?
  • Avez-vous prévu un calendrier pour l'envoi de rappels à partir de l'invitation initiale à l'événement?

Mettez la liste de vos événements bien en évidence sur le site Web de votre organisation. Votre agenda public est également un moyen important de promouvoir ces événements. Vous pouvez utiliser différentes stratégies, ou vos propres méthodes, pour que le public et autres organisations prennent connaissance de vos événements mais aussi encourager les participants à contribuer à la promotion de l'événement.

Voir comment integrer vos événements dans votre site web dans le chapitre Online event registration de cette section

Si vous faites connaître vos événements sur un autre site ou sur le calendrier de l'organisation, indiquez clairement comment le public doit s'enregistrer. Par exemple, certains réseaux sociaux ont un système d'enregistrement d'événement intégré, tels que, par exemple, les événements Facebook. D'autres organisations qui contribuent à faire connaître votre événement peuvent avoir leurs propres systèmes d'enregistrement des événements. Assurez-vous que, peu importe où vous diffusez vos événements, il est important de préciser comment la personne doit s'enregistrer.

Le Suivi après l'événement

La mise à jour de l'état de chaque participant lors de l'événement, ou peu après, vous aidera à vous assurer que vous avez les informations les plus précises pour évaluer votre événement. Il est bon d'envoyer un e-mail après l'événement à tous les participants pour les remercier et fournir des liens vers tous les documents que vous avez en ligne. Vous pouvez envoyer un e-mail aux personnes qui se sont inscrites, mais n'ont pu venir. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour promouvoir un nouvel événement, ou inciter les participants à adhérer à votre organisation en tant que membre, bénévoles, ou solliciter des dons pour une campagne spécifique.

Vous pouvez en savoir plus sur la façon de le faire en consultant Scheduled Reminders dans la section Email.