Qu'est-ce que CiviMail?

Le composant CiviMail est un outil sophistiqué pour gérer les campagnes de messagerie de masse. Il peut fournir de manière fiable un volume élevé de courriels et fournir des rapports détaillés sur les résultats et l'efficacité de ces courriels. CiviMail est souvent utilisé pour compléter d'autres composants de CiviCRM, par exemple pour envoyer des courriels à des non-membres pour les inciter à devenir membres ou pour envoyer des courriels à des personnes qui ne sont pas encore inscrites à un événement.

CiviMail (comme toutes les fonctions de courrier de CiviCRM) interagit avec votre serveur de messagerie. La configuration du serveur de messagerie et la configuration correcte de CiviMail sont des tâches d'administrateur système... vous pouvez avoir besoin d'une assistance professionnelle ! Vous devrez également vérifier avec votre fournisseur d'hébergement Web pour s'assurer qu'il répond aux exigences de configuration et connaître les limites qu'il peut avoir sur le nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer par jour. Un serveur de messagerie mal configuré est une responsabilité et si vous ne savez pas ce que vous faites, vous pourriez facilement finir sur une liste noire de spammeur. Sortir d'une liste noire est beaucoup plus difficile que d'y aller. Pour plus d'informations sur la configuration de votre serveur de messagerie, voir le chapitre "Configuration du système de messagerie" dans la section "Configuration initiale".

Scénario 1 : gestion des listes de diffusion

Le Centre pour la Paix et la Réconciliation de St Ethelburga utilise CiviEvent pour organiser un programme annuel d'événements sur un certain nombre de thèmes différents. Il a été mis en place une page de liste de diffusion où le public peut s'inscrire pour être informé des événements qui les intéressent. St Ethelburga utilise alors CiviMail pour envoyer des courriels à ces personnes en fonction de ces événements. Lorsque quelqu'un se désabonne d'une liste de diffusion, CiviCRM conserve un enregistrement du fait qu'ils se sont désinscrits.

St Ethelburga abonne automatiquement tous ceux qui ont participé à un événement sur un thème spécifique pour recevoir des courriels sur ce thème. Ils n'ont pas à s'inquiéter de spammer les personnes qui se sont désinscrites d'une liste d'envoi d'événements thématiques, car CiviCRM se souviendra qu'ils se sont désabonnés.

De temps en temps, St. Ethelburga envoie d'autres courriels à une liste de diffusion qui inclut presque tous les contacts dans leur base de données avec des messages personnels du directeur du centre mettant en évidence des questions particulières. Souvent, deux versions similaires du même courrier électronique sont envoyées à différents groupes dans leur base de données pour tester les formats de messages qui sont les plus efficaces. Ils peuvent le faire en envoyant le courrier électronique à la moitié des contacts d'un groupe donné et en envoyant un autre courrier électronique qui exclut les contacts qui ont déjà reçu le premier courrier électronique.

Scénario 2 : mobilisation par email

L'Association des locataires de Townsville (TOFT) a effectué un sondage et une pétition pour recueillir des données et un soutien pour une campagne de demande de logement public. L'enquête a été menée par des bénévoles qui ont visité des habitants à leur domicile. La pétition a été largement promue au public qui pouvait signer et répondre à des questions en ligne. Au début de la campagne, le coordonnateur bénévole de la TOFT a cherché des contacts dans le groupe "Volontaires" et a utilisé l'action "Envoyer par courrier électronique" pour envoyer un courriel demandant des bénévoles pour aider à l'enquête. Parmi ceux qui ont répondu qu'ils étaient disponibles, un petit groupe a été formé pour effectuer les visites à domicile et enregistrer les réponses à l'enquête.

Une fois la pétition en ligne créée à l'aide d'outils dans CiviCampaign, le responsable de la communication de TOFT a créé un courriel comprenant du texte, des images et des liens pour promouvoir la campagne et encourager les gens à cliquer sur le site et remplir la pétition en ligne. Cet e-mail a ensuite été envoyé à toute la base de données à l'aide de CiviMail avec un lien de redirection afin que les destinataires puissent facilement transmettre largement ce courrier électronique à leurs propres réseaux.

CiviMail a permis à TOFT de suivre les réponses à cette messagerie électronique de masse. Des rapports ont été générés montrant que 89% des personnes ont cliqués pour signer la pétition, et 75% l'ont transmis à d'autres personnes. Ces données ont ensuite été comparées aux précédentes pétitions et aux sondages hors ligne afin de démontrer la portée accrue de la campagne en utilisant CiviCRM.