Qu'est-ce que CiviMember ?

CiviMember est un composant de CiviCRM qui offre des fonctionnalités pour gérer et automatiser la gestion des adhésions. CiviMember vous permet de:

  • définir les types d'adhésion et les types de tarification qui répondent à vos besoins
  • créer des options en libre-service pour l'inscription et le renouvellement en ligne, en utilisant CiviContribute
  • gérer les adhésions manuellement via l'interface d'administration
  • créer et programmer des messages automatisés pour accueillir de nouveaux membres, rappeler le prochain renouvellement, etc.
  • suivre et signaler vos contacts dans le cycle d'adhésion
  • accorder des privilèges supplémentaires aux membres de votre site Web.

Les chapitres de cette section vous indiquent tout ce que vous devez savoir pour tirer le meilleur parti de CiviMember.

Si vous débutez avec CiviMember et que vous prévoyez de l'utiliser pour votre gestion d'adhésion, il est judicieux de lire au préalable toute cette section pour analyser le système d'adhésion de votre organisation et de déterminer la meilleure façon de le modéliser au sein de CiviCRM. CiviMember offre un haut degré de flexibilité, vous permettant de le configurer et répondre à la plupart des vos exigences.

L'adoption d'un système comme CiviCRM nécessitera normalement certains changements dans les pratiques de travail. Il est donc important de travailler en étroite collaboration avec les personnes, au sein de votre organisation, qui auront la responsabilité quotidienne de la gestion des adhésions en utilisant CiviCRM.

Les durées d'adhésions peuvent aller d'une journée à une vie, elles peuvent être gratuites ou payantes, et avoir des structures de tarification simples ou complexes. Elles peuvent être configurées pour être renouvelées automatiquement en ligne lorsqu'un processeur de paiement compatible est activé.

Les adhésions pour un contact donné sont visibles sur l'écran de synthèse du contact et sur le tableau de bord des membres. Elles peuvent être recherchées dans le cadre de la recherche d'adhésion ou de la recherche avancée. CiviMember fournit en standard quatre comptes rendus d'adhésion, chacun pouvant être personnalisé pour mieux répondre à vos besoins spécifiques.

Par définition, les membres sont simplement des contacts dans votre base de données CiviCRM avec une ou plusieurs adhésions. Le contact peut être un individu, un ménage, une organisation ou un autre sous-type de contact, mais c'est toujours un contact auquel une adhésion est appliquée.

Scénario: Gérer des adhésions complexes

L'Association de transport en commun de l'Atlantique (ARPTA) a une exigence particulière avec quatre catégories d'adhésions:

  • Membres réguliers : Systèmes de transport en commun. Il existe trois niveaux d'adhésions échelonnés dans cette catégorie, en fonction de la taille du système. L'adhésion est axée sur l'organisation et tous les employés de l'organisation membres reçoivent des avantages sociaux, tels que les taux réduits lors des événements de l'Association.
  • Membres affiliés : Les entreprises fournissant des biens et des services à l'industrie du transport en commun. Les frais d'adhésion sont les mêmes pour tous les membres affiliés. L'adhésion est basée sur l'entreprise, et jusqu'à 10 employés de l'entreprise membre reçoivent l'accès aux avantages des membres, tels que les taux réduits lors des événements de l'Association.
  • Membres associés : Étudiants, représentants gouvernementaux, groupes d'intérêt public, établissements de recherche et autres parties intéressées. Les frais d'adhésion sont les mêmes pour tous les membres associés. L'adhésion est individuelle.
  • Membres d'honneur : Les cadres du système de transport en commun retraités et d'autres personnes qui ont apporté une contribution notable à l'industrie et à l'Association. L'adhésion est individuelle et gratuite à vie.

Lorsque Sue, l'administrateur de l'ARPTA, a initialement configuré CiviMember, elle a créé un type d'adhésion pour chacune des quatre catégories de membres décrites ci-dessus. Ce qui a été facilement géré par CiviMember. Pendant ce temps, les employés ont continué le traitement manuel des nouvelles adhésions et les renouvellements pendant que le système était mis en place.

L'année dernière, le conseil d'administration de l'ARPTA a décidé qu'il fallait augmenter le nombre des membres en améliorant le taux de recrutement et de renouvellement des membres, tout en gardant un contrôle strict et, si possible, en réduisant le temps consacré à l'administration des adhésions.

Pour y parvenir, CiviContribute et CiviMember ont permis de créér des pages d'inscription et de renouvellement en ligne pour les membres réguliers et affiliés. L'ARPTA par la suite a été en mesure d'exécuter des campagnes ciblées de recrutement d'adhésion en ligne par les pages d'inscription en ligne afin que des membres potentiels puisse rapidement adhérer. Parallèlement, les membres existants ont été encouragés à renouveler leur adhésion en ligne, en se connectant à la section membre sur le site Web d'ARPTA.

Ces mesures ont simplifié le processus d'inscription d'ARPTA, réduit de beaucoup le travail administratif et donné à Sue une vue claire des nouvelles inscriptions, des renouvellements récents et des membres dont l'adhésion a expirée et qui doivent être relancés. Grâce à CiviContribute, elle peut produire une feuille de calcul mensuelle pour son service de comptabilité avec tous les frais d'adhésion reçus, qui pourra être ensuite importée dans leur logiciel de comptabilité. Avec le temps qu'elle économise sur la "paperasse", elle est en mesure de s'occuper davantage des membres.

Suite à ces changements, le conseil d'administration d'ARPTA a également été satisfait des résultats des inscriptions et renouvellements en ligne qui, en fonction des campagnes de marketing, ont entraîné une hausse de 30% de nouveaux membres sur un an. Leur analyse a également révélé une amélioration de 40% du renouvellement des membres (en partie parce que Sue a pu y consacrer plus de temps pour communiquer auprès des anciens membres ou dont l'adhésion était échue). Les membres ont déclarés qu'ils trouvaient facile et commode de renouveler en ligne leur adhésion. Les courriels de rappel que Sue avait mis en place pour présenter les nouvelles fonctionnalités et le rappel des horaires d'ouverture y ont largement contribué. Leur étude de marché a également montré que les membres ont apprécié d'avoir été contactés plus régulièrement par Sue et se sentait plus engagé avec ARPTA.