Qu'est-ce que CiviCRM ?

CiviCRM est un puissant outil de gestion de relation contact (ou CRM, pour Contact Relationship Management). Il permet à une organisation d'enregistrer et de gérer les informations liées aux divers partis avec qui elle fait affaire. Mais c'est plus qu'un carnet d'adresse. CiviCRM vous offre en ensemble d'outils pour faciliter la communication et le suivi de vos activités avec les personnes et les organisations de votre entourage. Ces derniers peuvent interagir avec votre organisation – et même s'impliquer – par l'entremise de votre site web. Toute l'information que vous accumulez est entreposée en un seul endroit. Vous pouvez y accéder par la Toile... et donc d'à peu près n'importe où.

CiviCRM est un outil axé sur les besoins des organismes à but non-lucratif (OBNL). La plupart des CRM destinés aux entreprises se spécialisent sur la gestion du commerce. CiviCRM met l'accent sur la communication entre les individus, l'engagement communautaire, la gestion des dons et des adhésions.

CiviCRM est un logiciel libre; aucun coût de licence ou frais d'utilisation ne sont associés à son téléchargement, à son installation ou à son utilisation. Le produit est soutenu activement par une communauté de consultants professionnels qui sont en mesure de vous conseiller, de vous assister et d'adapter CiviCRM à vos besoins spécifiques. Bien que leurs services ne soient pas gratuits, ils partagent continuellement le fruit de leur travail avec le reste de la communauté. Cette attitude de coopération leur permet d'offrir à leurs clients un produit d'une qualité grandissante.

Un CRM ressemble à un carnet d'adresse avec des fonctions avancées. Imaginez qu'à chaque fois où vous appelez l'un de vos membres, il vous était possible de noter à son dossier les détails importants de votre conversation : la date de l'appel, ses intérêts, ses préférences, etc. Conserver un historique de ces échanges vous aide à garder un contact personnalisé avec votre interlocuteur. Vous pourrez éventuellement transmettre cet historique à un collègue qui assurera le suivi du dossier en tenant compte du travail que vous avez fait. Après un certain temps, vous pourrez demander à votre CRM : « Quelles ont été nos interactions avec Monsieur Lao ? » ou « Combien de personnes on contribué à notre campagne ce mois-ci ? », et il vous fournira un rapport détaillé de vos activités.

Supposons maintenant que vous organisiez une réception où vous invitez les personnes qui ont manifesté un intérêt pour la mission de votre organisme. Vous devez faire suivre votre invitation aux partis qui correspondent à ces critères, compiler les réservations de vos participants et vous assurer, en passant, que votre base de contacts est à jour. Un CRM peut vous assister en automatisant la partie laborieuse de ces opérations. Il peut aussi prendre note des préférences alimentaires de vos invités et vous aviser deux jours à l'avance du nombre de végétariens et d'omnivores qui se joindront à vous.

Un tel assistant serait bien pratique, et les organisations en ont encore plus besoin. Il est difficile de se souvenir de tous vos rendez-vous, appels téléphoniques, et de toutes les autres sortes de contact (particulièrement à long terme), mais plus vous en savez sur les gens et les organisations avec qui vous interagissez, plus votre travail sera efficace. Vous pourrez adapter votre message à des publics précis, parce que vous connaissez les intérêts de chacun; vous pourrez observer leurs réactions, adapter vos échanges en conséquence, et continuer d'améliorer la qualité de vos échanges avec différents groupes.

CiviCRM est un système modulaire. Dans sa configuration la plus simple, vous pouvez :

  • enregistrer les informations de bases d'un contact, telles que son nom, son adresse postale, aresse courriel, numéro de téléphone
  • définir les relations entre vos contacts
  • envoyer des courriels
  • faire le suivi de vos interactions avec vos contacts

Les composantes et les extensions de CiviCRM vous permettent d'en faire encore plus. Vous pouvez gérer les adhésions de vos membres, gérer les inscriptions à vos événements, recevoir de dons en ligne ou distribuer des subventions. Voir les chapitres Composantes et Extensions pour plus d'information.

CiviCRM travaille en collaboration avec une autre sorte de logiciel courant : un système de gestion du contenu, ou SGC. Un SGC est un outil qui permet de créer et de gérer des sites web; de nos jours, la plupart des sites sont gérés à partir d'un SGC.

CiviCRM s'intègre avec Drupal, Joomla et WordPress. L'intégration à un SGC ouvre les portes à de nombreuses possibilités utiles. Les visiteurs de votre site web peuvent effectuer plusieurs opérations par eux-même, telles que le renouvellement de leur adhésion par eux-même, s'inscrire à des événements, s'inscrire à votre infolettre ou faire un don avec paiement en ligne. Vous pouvez aussi partager des données avec votre public, une liste d'événements ou une liste de membres en règle, par exemple, sans avoir à dupliquer l'information entre les deux systèmes. Vous pouvez lire plus sur ce sujet dans la section Intégration avec votre site web.