Rapports

Il existe plusieurs moyens pour analyser et faire un rapport de vos événements et vos participants.

Le Tableau de bord des événements donne un aperçu rapide de vos événements à venir, montrant pour chaque événement le nombre d'inscriptions et leur statut (enregistrés, en attente, rôle, date d'inscrition, montat inscription,...). Le tableau de bord est limité à 12 événements programmés triés par date la plus récente. Il est fort probable que cela ne soit pas suffisant pour les organisations ayant de nombreux événements planifiés.

Ce chapitre décrit d'autres façons d'utiliser des analyses plus détaillées et personnalisées à l'aide des fonctions de recherche de CiviCRM et de CiviReport.

Si vous êtes intéressé par les aspects financiers des événements, vous pouvez également voir le chapitre Rapports et analyse dans Contributions.

Recherche en fonction des données des participants

CiviCRM fait une distinction importante entre les contacts et les participants à l'événement. Parfois, il est utile d'obtenir la réponse aux questions liées à l'événement en termes de contacts. Exemple : Quels sont les contacts venus à des événements en 2015? Parfois, il peut être plus utile d'avoir la réponse en termes de participants : Exemple : Combien de séances de formation avons-nous organisées dans le cadre de notre programme d'éducation en santé sexuelle cette année? Il est donc important de prendre cela en considération lors de la réalisation d'une recherche sur les participants à l'événement.

Le menu : Recherche > Rechercher des participants permet de rechercher sur la base des données des participants et d'afficher leurs données. La Recherche multicritères permet de rechercher en fonction de la plupart des informations des participants et de les combiner avec d'autres informations de contact. Vous pouvez également choisir Participants à l'événement dans l'onglet Type de résultats pour afficher les participants plutôt que les contacts.

La recherche en fonction de ces critères vous donne accès à des résultats simples. Vous pouvez également exporter vos résultats de recherche en format CSV pour une analyse plus poussée dans un tableur.

Rapports d'événements et participants

Les rapports ont des caractéristiques qui ne peuvent pas être accomplies par les fonctions de recherche. Par exemple, vous ne pouvez pas agréger des données à partir de plusieurs événements à la fois ou limiter la date d'enregistrement de manière très flexible. En outre, répéter les mêmes recherches à plusieurs reprises peut prendre beaucoup de temps. Les recherches peuvent être définies comme des groupes intelligents, mais cela entraîne une prolifération de groupes.

La solution consiste à créer des rapports pour chaque événement ou série d'événements. Les rapports peuvent être automatiquement affectés à un sous-menu désigné (par exemple sous Événements > Rapports) ou mis à disposition sous forme de sous-menu pour le tableau de bord principal (cela est décrit dans la section ci-dessous).

CiviCRM est livré avec des rapports types conçus pour vous aider à analyser les événements. Parmi ceux-ci La liste des participants à l'événement est la plus utile pour affichage des données individuelles ainsi que toutes les données personnalisées. Tous ces éléments peuvent également être utilisés comme filtre.

Rapports type

Liste des participants fournit une liste des participants aux événements et peut être filtrée pour éditer un seul événement. Vous pouvez ajouter une colonne vierge sur la gauche de la liste, deux à trois à droite de la liste et vous créez ainsi une feuille d'inscription et d'émargement à l'événement.(onglet Display option)

Les rapports Event Income Detail et Event Income Summary montrent les détails et la synthèse des recettes financières des événements. Le rapport de synthèse est adapté pour montrer le revenu total pour une série d'événements : toutes vos conférences en 2015, par exemple. En cliquant sur l'un de ces événements, vous obtiendrez plus de détails sur la répartition des recettes par rôle et par statut. Il peut également être affiché sous forme de camembert ou diagramme à barres.

Créer un rapport d'événement à partir d'un modèle

Voir le chapitre Reporting Set-up pour plus de détail.

Besoin de plus d'analyses ?

Si vous ne pouvez pas faire ce que vous voulez avec un rapport intégré ou de recherche, envisager la création d'un nouveau rapport ou une recherche personnalisée. Lisez la section CiviReport et analyse pour plus d'informations.

Affichage d'un rapport d'événement sur le tableau de bord de CiviCRM

Si vous n'avez pas encore créé de rapport sur les événements reportez-vous au chapitre Rapports pour savoir comment créer des rapports. Vous devez alors vous assurer que le rapport que vous souhaitez afficher est disponible pour le tableau de bord:

  1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Rapports et sélectionnez le rapport que vous souhaitez afficher.
  2. Dans la zone Paramètres du rapport, onglet Access cochez la case Disponible pour tableau de bord.
  3. Clickez ensuite sur Enregistrer dans le menu Actions en bas de page.

Dès que le rapport est disponible pour le tableau de bord, vous pouvez:

  1. Choisir Accueil CIVICRM pour voir le tableau de bord.
  2. Clickez Configurez votre tableau de bord.
  3. Faites glisser le rapport souhaité de la zone "Indicateurs disponibles" dans la colonne de gauche ou de droite de la zone de tableau de bord, puis cliquez sur Terminé.
  4. Vous devriez maintenant voir votre rapport sur votre tableau de bord. Pour afficher les dernières informations mises à jour de votre rapport ainsi que tous les autres éléments que vous avez inclus dans votre tableau de bord, cliquez sur Rafraichir les données du tableau de bord.