Identifier vos besoins

Ce chapitre survole quelques stratégies de base pour identifier vos besoins organisationnels, et comment CiviCRM pourrait y répondre. Nous éviterons les détails techniques des fonctionnalités de CiviCRM (ces points seront traités dans les chapitres suivants). Nous vous invitons d'abord à prendre un peu de recul et réfléchir à votre organisation.

Pour mener à terme votre projet, nous vous suggérons de bâtir une équipe de soutien pour mener à terme l'implantation de votre projet. La gestion de relations contacts est une tâche complexe qui affecte de nombreux intervenants.

Certaines organisations sont à l'aise pour constituer une équipe interne, tandis que d'autres font appel à des consultants externes. Vous trouverez ci-dessous nos recommandations pour mieux évaluer les besoins et pour construire votre équipe.

Objectif

Pour débuter, prenez quelques minutes pour définir l'objectif souhaité en adoptant un logiciel tel que CiviCRM. Par exemple :

Investir dans notre base de données de 12 000 contacts réduira notre surcharge administrative afin de permettre à notre équipe de mieux se concentrer sur les activités de levée de fonds et sur les projets de communication et de développement.

Évaluation

Évaluez les besoins spécifiques de votre organisation en conduisant des entretiens avec les différents intervenants impliqués. Ceci peut inclure les responsables de la communication, le marketing, les organisateurs d'évènements, les organisateurs de campagnes de levée de fonds, les développeurs et les membres du conseil d'administration.

Aidez-les à identifier les participants avec qui ils interagissent régulièrement et à articuler les principaux défis de gestion de l'information (collecte, mise à jour, partage et utilisation des données).

Identifiez les lourdeurs administratives qui peuvent être améliorées par une meilleure solution de gestion des relations avec vos contacts.

Énumérez les conséquences des limitations de vos solutions actuelles. Par exemple :

  • Profil incomplet de nos participants. : Nous n'avons pas de profil global de qui est un donateur, bénévole ou abonné de notre newsletter.
  • Impossible d'inclure tous nos donateurs potentiels pour les solliciter proactivement. Avec toutes nos différentes listes de contacts, nous ne pouvons pas efficacement les cibler dans nos campagnes de levée de fonds, de sensibilisation ou de promotion de nos évènements.
  • Utilisation inefficace du personnel. Du temps précieux du personnel de l'association est gaspillé avec la double-saisie de l'information, la fusion de différentes listes provenant de différents systèmes ou à la fusion de doublons.
  • Manque de communication. Difficulté de communication à travers les différents départements à propos des interactions avec les participants (ex: les donateurs ne sont pas informés si les membres étaient présents à la dernière assemblée générale).
  • Vulnérabilité des données. Manque de sauvegardes fiables de toutes les données (ex: certains fichiers Excel sont perdus sur le portable d'un employé), difficulté de les protéger contre des pertes malicieuses ou accidentelles.

Enfin, l'inventaire des sources de données actuelles qui pourraient être consolidées et partagées entre les différents départements. Par exemple :

  • Propriétaire/Département/Compte/Constituant/Description/nom de fichier
  • Kris / Communication / 245 / contacts multimédia à court terme / campagne de com. / com.2017.docKris
  • Katy / Dev / 79 000 / donateurs / donateurs actifs depuis 2005 / donateurs2005-2017.xls
  • Martha / Marketing / 233 / partenaires / partenaires actifs / (Outlook)
  • Dan / Marketing / 134 / partenaires de base / tous les partenaires de base / partenaires de base_05-10 (doc. Google)
  • Carole / Voluntaires / 3450 / bénévoles / tous les bénévoles, compétences / mlk_volunteers_17.xlsCarole

Bénéfices

Énumérer les avantages spécifiques d'investissement dans une solution CRM globale. Par exemple:

  • Accessible à l'ensemble du personnel dans les bureaux ou à l'extérieur (avec des autorisations graduées selon le niveau d'utilisateur jusqu'aux super-utilisateurs)
  • Approche globale de chaque participant montrant toutes leurs informations de contact et les interactions avec votre organisation.
  • Création dynamique de groupes constitutifs vous permettant de créer des groupes de contacts basés sur des critères tels que «tous les donateurs de plus de 100 $ au Massachusetts» ou «tous les donateurs dont les cadeaux ont représenté des cadeaux majeurs cette année»
  • Création dynamique des principaux donateurs et autres rapports
  • Création et gestion en libre-service des participants de leurs enregistrements de contact / contribution / abonnement / activité

Recommandations

Lorsque vous choisissez CiviCRM, énumérer et comparer ses fonctionnalités et ses coûts par rapport à d'autres solutions sur le marché. Partagez des études de cas avec d'autres organisations qui recommandent les solutions que vous avez évalué.

Coûts d'implémentation - Prévoir un budget pour l'implémentation qui prenne en compte :

  • les étapes de découverte et de gestion de projet
  • nettoyage des données, consolidation et migration
  • configuration du système
  • formation et documentation suite à l'implémentation

Coûts de maintenance - Prévoir un budget pour la maintenance continue qui prenne en compte :

  • maintenance pro-active du serveur
  • sauvegardes de données
  • système d'exploitation et mises à jours des logiciels
  • formation continue