Implementando CiviCRM¶
En este capítulo se describen las partes que normalmente componen un proyecto de CiviCRM y está dirigido a las personas a punto de embarcarse en un proyecto de este tipo. Parte de esta información puede ser obvia para gestores de proyectos experimentados.
Cuando empieza un nuevo proyecto con CiviCRM debería invertir tiempo pensando en:
- Las personas que van a participar en el proyecto - Cuáles son los objetivos de negocio que debería cubrir CiviCRM- Cómo va a abordar el desarrollo inicial- El tipo de soporte apoyo que necesitará - Los costes de alojamiento e infraestructura asociados- Formación y documentación- Gestión del cambio
La gente y el equipo del proyecto¶
Incluir un amplio rango de personas que representan las distintas partes de su organización le ayudarán en la ejecución del proyecto. Una mezcla de dirección y de personal del día a día ayudará al equipo a mantener tanto una visión global y asegurar que el sistema sea útil para las operaciones diarias.
Estará explorando un territorio nuevo con la instalación de CiviCRM y esto puede ser estresante. Podría ser útil compartir la gestión de este proyecto con otros que le pueden dar una perspectiva diferente y apoyo moral cuando lo necesite!
La gestión de un proyecto CiviCRM requerirá una inversión de tiempo importante de las personas dentro de su organización, incluso si usted emplea a un consultor externo. Las organizaciones a menudo subestiman la cantidad de tiempo que se requiere de su personal de TI en el proyecto - tareas como formación, la modificación de los procesos existentes y proporcionar información nueva o actualizada.
Objetivos¶
Debe tener una idea clara de los objetivos de implementar CiviCRM. Esto podría ser algo así como: reducir el trabajo administrativo en la gestión de eventos en un 25% o aumentar las donaciones en un 25% con el mismo personal.
Estos objetivos de negocio le ayudarán en la dirección y la gestión de su proyecto. Por ejemplo, si el proyecto requiere un poco de personalización que implica un presupuesto y esfuerzo adicional, sus objetivos de negocio le ayudarán a decidir si vale la pena o no. Los objetivos de negocio le ayudarán a centrarse en el motivo de implementar CiviCRM y lo que quiere lograr en el largo plazo.
Desarrollo¶
A menudo tiene sentido dividir el desarrollo en trabajos más pequeños y manejables, que pueden ser implementados en etapas o iteraciones. Una primera fase común del desarrollo es elegir algo sencillo de implementar en CiviCRM, o una funcionalidad específica para un equipo que luego pueden actuar como evangelistas CiviCRM dentro de la organización.
La implementación por etapas permite al personal acostumbrarse a los cambios poco a poco sin sentirse abrumado, y le da al desarrollador o implementador la capacidad de responder a los comentarios de los usuarios durante el proceso de desarrollo.
Otra de las razones que la gente elige para desarrollar de forma iterativa es que es muy difícil para los usuarios articular correctamente sus requerimientos al comienzo del proyecto. Dar a los usuarios una experiencia práctica en una primera versión del sistema les ayuda a entender cómo funciona y lo que es posible hacer. A continuación, pueden proporcionar una valiosa retroalimentación y pueden articular requerimientos que no han pensado previamente.
La implementación de su CMS (Drupal, WordPress o Joomla!), ya sea antes o después de CiviCRM es otra manera conveniente para dividir un proyecto CiviCRM. Aparte de las ventajas normales de dividir el desarrollo en trabajos manejables, esto ayuda al personal a comprender las diferencias importantes entre un CMS y un CRM.
Proyectos piloto¶
Los proyectos pilotos ayudan a reducir el riesgo durante una ejecución del proyecto. Por ejemplo, en lugar de gestionar todos los eventos de su organización con CiviCRM, pruebe con un evento piloto utilizando CiviCRM y evalúe. A continuación, puede incorporar el aprendizaje de nuevo en el proceso de desarrollo.
Desarrollo y soporte recurrente¶
Es un error pensar en un proyecto CiviCRM como un desarrollo de una sola vez que satisfaga las necesidades de su organización para el futuro inminente. Las organizaciones constantemente cambian y evolucionan y su CRM debería evolucionar también, de lo contrario se quedaría desfasado de la organización.
Una vez que usted ha estado utilizando CiviCRM por un tiempo y el personal se siente cómodo con él, es probable que desee utilizar otras funcionalidades. Cada mejora o nueva funcionalidad que decide implementar en CiviCRM necesitará recursos, por lo que necesita planificarlos.
Incluso si las necesidades de organización no cambian, hay tareas relacionadas con el soporte entre otras:
- Mantener su sitio actualizado con los parches de seguridad
- Mantener CiviCRM con la versión más reciente
- Actualizar el CMS
- Alojamiento
Formación¶
La formación es un aspecto importante de la mayoría de los proyectos CiviCRM. Su formación podría darse en distintas formas dependiendo de sus usuarios. A menudo tiene sentido invertir en recursos de formación que sean reutilizables como guías de usuario o tutoriales.
La funcionalidad completa de CiviCRM puede ser abrumadora al principio (en especial a los usuarios menos técnicos). Recuerde que para el personal que no ha participado en las primeras etapas del proyecto será necesario explicar algunos conceptos con mucha claridad - lo que es obvio para usted puede ser bastante ajeno para los demás.
Tratar de cubrir todo en una sesión de entrenamiento, probablemente no será eficaz; su personal necesitará tiempo para digerir las nuevas ideas. En su lugar realice sesiones de formación más pequeñas que introduzcan conceptos y funcionalidades específicas, seguidos de períodos de prueba, experimentación y retroalimentación. Adapte la formación para su público: no todo el mundo tiene que sentarse a una sesión de entrenamiento de dos horas sobre la gestión de eventos si hay una sola persona responsable de la gestión y planificación de eventos. Y en lo posible, involucre al personal en la formación de otros miembros de la organización ya que esto aumenta el sentido de pertenencia y ayuda a integrar el aprendizaje.
La formación también es algo continuo Las nuevas personas deberán ser entrenadas y los usuarios que ya están familiarizados podrán aprender nuevas funcionalidades. Si va a utilizar CiviCRM para cualquier evento de gran tamaño o de misión crítica, asegúrese de que haya tiempo suficiente para la formación del personal adicional y para realizar pruebas.
Alojamiento e infraestructura¶
El alojamiento es un aspecto clave de cualquier proyecto CiviCRM. Usted deberá asegurarse que el servidor en el que se almacena CiviCRM esté bien mantenido, y deberá tener a alguien disponible para solucionar problemas que inevitablemente se producen de vez en cuando. Si su sitio tiene que ser accesible 24 horas al día, deberá tener un contrato de soporte con su proveedor de Internet que cubra esto. Asegúrese de que su presupuesto es suficiente para el alojamiento apropiado, y que las copia de seguridad se están realizando.
Tenga en cuenta que en el mundo del alojamiento, se obtiene lo que se paga. En muchos casos, los proveedores de alojamiento baratos mantienen sus precios mediante la limitación de los servicios o la poca flexibilidad que proporcionan. CiviCRM no funciona bien en alojamientos baratos y limitados. Esto puede traer problemas. Del mismo modo, asegúrese de que los ordenadores de su personal son lo suficientemente potentes como para proporcionar una buena experiencia con CiviCRM.
Gestión del cambio¶
La introducción de un nuevo CRM provocará cambios en el flujo de trabajo y procesos en su organización. Estos cambios pueden ser "políticos", prácticos o técnicos. De cualquier manera, una gran cantidad de cambio al mismo tiempo puede ser difícil y estresante.
Para mitigar esto, de tiempo al personal para aceptar y apoyar cada cambio de forma que compartan la titularidad del nuevo sistema en lugar de sentirse que están obligados a utilizarlo porque sí. Concéntrese en tareas simples en el inicio del despliegue e introduzca tareas más difíciles a medida que la aceptación del sistema por parte del personal crece. Muestre al personal de cómo el nuevo sistema hará que su trabajo sea más fácil y de qué manera se han tenido en cuenta sus comentarios.
Una buena planificación puede minimizar los riesgos en torno al cambio, pero es importante ser flexible dentro del plan; cosas imprevistas ocurren a menudo, y un plan rígido podría impedir que llegue a la mejor solución.