Aperçu

Ce chapitre couvre les principaux critères de paramétrage que CiviCRM utilise pour stocker des données et donne des conseils sur la façon de transférer et d'organiser vos données existantes. La bonne utilisation de CiviCRM dépend de la façon dont les données sont stockées, au bon endroit et de la bonne manière, ce qui ne peut se faire qu'avec une planification judicieuse de la structure de vos données dans CiviCRM.

Avant de penser à la structure des données que vous allez mettre en place dans CiviCRM, il est important de connaître parfaitement le système actuel qui vous permet de gérer, stocker et organiser vos données. Vos données peuvent être stockées dans des feuilles de calcul, une autre base de données ou CRM, des fichiers papier ou dans la mémoire et l'expérience d'une personne. Reflechisez à vos contacts et à leurs interactions avec votre organisation, parlez-en à vos collègues de travail, y compris les plus anciens et ceux qui viennent de vous rejoindre. Parlez-en au plus grand nombre de personnes possible pour obtenir une image complète de leurs interactions avec tous types de contacts.

Beaucoup d'organisations font l'erreur de ne pas identifier qui sont réellement leurs contacts. Passez du temps à bien connaître toutes les personnes impliquées dans votre organisation. Quels sont les différents types de personnes avec qui vous interagissez, et comment diffèrent-ils les uns des autres? Mieux vous comprendrez leurs interactions avec votre organisation, mieux vous pourrez les modéliser dans CiviCRM. Des commentaires anecdotiques ou systématiques sur vos contacts peuvent être utiles.

Voici quelques questions importantes à vous poser concernant vos données actuelles:

1. Utilisez-vous dejà un CRM ?
2. Avez-vous des feuilles de calcul(tableur) contenant des informations sur vos contacts, vos cotisations ou d'autres données importantes?
3. Avez-vous des notes, des mémos ou des classeurs avec des informations sur vos membres?
4. Est-ce que quelqu'un de votre organisation en sait beaucoup sur les membres?
5. Quelles sont les sources financières de votre organisation?
6. Quelles sont les tâches quotidiennes de votre personnel et de vos bénévoles?
7. Comment communiquez-vous actuellement avec vos donateurs, adhérents, bénévoles et autres membres de votre organisation? Comment voulez-vous communiquer avec eux?
8. Comment suivez-vous les activités et les communications (courriels, réunions, séminaires, autres événements) que vous avez avec vos membres?
9. Avez-vous une liste des intérêts et des préférences des donateurs?
10. Comment gérez-vous les nouveaux contacts?
11. Comment sont classés les contacts existants (anciens élèves, étudiants, parents, principaux donateurs, bénévoles)?
12. Y at-il des éditions ou des rapports que vous souhaitez créer? Quelles informations contiendront-ils?

CiviCRM a été conçu pour être flexible et adaptable, basé sur les retours et commentaires de nombreuses organisations différentes à but non lucratif qui l'utilisent, mais il peut ne pas correspondre exactement à la façon dont votre organisation travaille actuellement. Faire les choses à la manière CiviCRM pourrait signifier l'adaptation de votre flux de travail et l'adoption des meilleures pratiques de la technologie à but non lucratif. Soyez pragmatique et flexible et examinez si vos pratiques et mode de travail actuelles peuvent ou doivent changer.

Il est important de rappeler que CiviCRM offre de nombreuses possibilités d'interagir avec vos contacts de plusieurs façons différentes que vous n'aviez pas auparavant. Tirer profit de ces nouvelles possibilités ne peut qu'entraîner des changements et des améliorations positives.

Pensez au changement

Penser au changement de la gestion de vos données existantes peut s'assimiler au déménagement d'une maison ou d'un appartement. Vous utilisez cette opportunité comme une chance de se dire : "...Avons-nous vraiment besoin de ceci ou cela?... Ce truc est trop vieux,... nous allons le jeter et le remplacer par du matériel plus récent, plus fonctionnel dès que nous aurons emménagé !" Pour appliquer cette métaphore à vos données, recherchez des données sans objet, telles que les anciens modes d'organisation... que vous avez abandonnées ou la situation d'un bureau que vous n'occupez plus.

Certaines anciennes données auront toujours une valeur actuelle. Par exemple, une association dans une situation financiere critique a décidé d'utiliser une vieille liste de donateurs fondateurs qui n'avaient pas donné de l'argent pendant de nombreuses années. Il s'est avéré que ces anciens donateurs qui avaient encore de solides liens émotionnels avec l'association qu'ils avaient fondée sont venus permettre son sauvetage financier. Dans ce cas, sauvegarder les données anciennes et les réutiliser s'est avéré crucial.

Passer à un nouvel espace de vie n'est pas seulement une occasion d'évaluer ce qui est vraiment important à conserver et ce qui peut être détruit. Cela vous donne également une chance de nettoyer tout ce que vous décidez de garder avec vous. Tout comme vous n'allez pas emballer des cadres de peinture poussiéreux et défraichis ou des plats sales parce que cela ferait de votre nouvelle demeure un lieu aussi sale que l'ancien. Vous devrez nettoyer vos données avant de le transférer dans CiviCRM de sorte que vous commenciez avec une base de données aussi propre et utile que possible. Pour en savoir plus à ce sujet, reportez-vous au chapitre "Mappage de vos données dans CiviCRM".

Ainsi, dans le cadre de la planification d'un déménagement vers CiviCRM, préparez-vous à passer pas mal de temps à vérifier vos anciennes données, par exemple les saisies entrées comme " NY ou New York"?, en supprimant les doublons évidents, les entrées accidentelles, les informations périmées et les enregistrements corrompus.

Les chapitres suivants vous aideront à comprendre quelles données CiviCRM peut stocker et comment mieux les préparer pour mapper vos enregistrements existants dans la structure de CiviCRM .