Correspondance de vos données

Vos données existantes peuvent provenir de sources multiples, certaines sur support électronique ou imprimées sur papier et d'autres font appel la mémoire de vos membres. «La correspondance» fait référence à l'activité consistant à prendre des données existantes organisées d'une certaine manière et à les «placer» dans une structure CiviCRM. Il s'agit d'une étape très importante et ce passage peut causer des conséquences indésirables à l'avenir : Par exemple, il se peut que vous ne puissiez pas contrôler ou organiser les données de la façon dont vous esperez.

Chacun pense différemment à ses données en fonction de l'expérience avec un autre CRM ou pas de CRM du tout. Par exemple, «Dons», «Opportunité» et «Contribution» font tous référence aux sommes versées à votre organisation. CiviCRM a été conçu pour être flexible et adaptable, de sorte que vous ne devriez avoir aucun problème à trouver la place correspondante à chaque élément d'information pertinent pour votre organisation.

Résistez à la tentation d'ajouter des champs personnalisés immédiatement. Exemple: Au lieu d'ajouter un nouveau champ pour saisir manuellement les dates d'expiration des adhésions, découvrez le module d'adhésion de CiviCRM qui automatise la durée de l'adhésion, les rappels d'expiration et de renouvellement. Le fait d'avoir plusieurs champs pour collecter les mêmes données entraînera plus tard une confusion . Évitez la duplication des données en faisant des choix éclairés dès maintenant.

Les sections suivantes vous présenteront les options qu'utilise CiviCRM pour vous proposer des conseils sur la façon d'organiser vos données. Au lieu d'utiliser des feuilles de calcul sans liens, les relations lieront vos données ensemble. En utilisant les relations, vous serez en mesure d'avoir une vue plus complète de la communauté qui participe et soutient votre organisation.

Informations de base sur vos contacts

CiviCRM est créé avec des champs par défaut pour stocker les noms de contacts, adresses, numéros de téléphone, courriels, notes et autres informations. CiviCRM a été conçu pour les organismes sans but lucratif, la gestion de vos informations basiques devrait en être que plus facile.

CiviCRM divise en 3 catégories les Types de contacts en fonction de qui ou de ce qu'ils sont:

• Individuels : Toute personne physique pour qui votre organisation veut conserver des informations.
• Organisations : une entreprise, une personne morale, un association, une section de votre organisation, ou un comité. Vous devez nécessairement créer au moins un contact du type Organisation pour représenter votre organisme. Cela est particulièrement utile lorsque vous configurez des abonnements.
• Familles : Une famille ou un groupe de personnes qui partagent un lieu physique

Chaque type de contact est paramétré de base avec différents champs, en fonction des différents types de données que vous allez suivre. Par exemple, le genre (sexe) ne s'applique qu'aux individuels, ni aux organisations ni aux familles, de sorte que ce domaine de genre n'est disponible que pour les types de contacts individuels et les sous-types(étudiants, bénévoles,...)

Pour en savoir plus sur les champs constitués de CiviCRM et comment les utiliser, consultez le chapitre Contacts de Organisation de vos données.

Informations sur les constituants spécifiques à votre organisation (introduction de base aux champs personnalisés)

De nombreuses organisations recueillent des données spécifiques à leur activité, leur mission ou à leur structure. Même si CiviCRM est livré avec des champs pour stocker les données de base que tous les organismes sans but lucratif recueillent, les similitudes entre les organismes à but non lucratif ont leur limites. Par exemple, votre organisation peut être intéressée par des informations sur les maladies allergiques (pour les individus) ou au secteur d'activité (pour les organisations).

Lors de l'organisation de vos données dans CiviCRM, décidez si l'information concerne une personne, une organisation ou un ménage. Des informations supplémentaires comme "secteur d'activité" n'ont de sens que pour les organisations. Pour savoir comment créer des champs personnalisés, consultez le chapitre Champs personnalisés dans Organiser vos données.

Relations entre les enregistrements

Les relations saisissent les informations actuelles et historiques sur la façon dont deux enregistrements sont liés.

Vous même ou vos collègues en savez probablement plus sur vos contacts que sur ce qui est écrit. Vous n'avez peut-être pas par le passé recueilli cette information parce qu'il n'y avait pas assez d'espace dans votre feuille de calcul ou que vous l'avez peut-être recueillie mais par vos propres connaissances ou relations avec une personne ou une organisation donnée. Le nom de leurs membres de la famille, le lien avec un employeur et l'interaction avec les autres membres de votre base de données peuvent tous être saisis avec une Relation.

CiviCRM est livré avec un ensemble prédéfini de types de relations, y compris «employeur - employé», «parent - enfant» et «employé - employeur». Vous pouvez créer davantage de relations pour décrire les relations spécifiques de votre organisation, par exemple, vous pouvez définir un type de relation de «vicaire - église». Lorsque vous créez une nouvelle relation, vous pouvez définir le début de la relation et, le cas échéant, la fin. Les relations précédentes peuvent encore être consultées lorsqu'elles se terminent. Par exemple, vous pouvez voir où quelqu'un avait l'habitude de travailler, même après que la relation a été rompue.

Le terme ménage et les types de relations «membre du ménage - chef de famille» trouble beaucoup de nouveaux utilisateurs de CiviCRM. Il est utile de regrouper les personnes qui partagent une adresse commune dans un ménage, de sorte qu'elles ne reçoivent qu'une seule lettre. La désignation «chef de famille» aide les organisations à savoir à qui s'adresser la lettre. Par exemple, vous voulez l'adresser aux parents et pas l'enfant.

Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des relations, consultez le chapitre Relations dans Organisation de vos données.

Activités

Il est important de savoir quand et comment les membres s'engagent avec votre organisation. Sachant qu'un membre cotise mensuellement ou fréquemment et renouvelle son adhésion annuellement, ceci permet de penser qu'il peut répondre ponctuellement aux sollicitations qui renforcent sa relation avec votre organisation. CiviCRM vous permet d'enregistrer des interactions telles que des appels téléphoniques, des courriels et des réunions entre le personnel et les membres. Ces fonctionnalités aident une organisation à construire une mémoire durable de ses relations.

CiviCRM appelle ce type d'échanges Activités et sont étroitement liés à d'autres modules de CiviCRM. Lorsque vous enregistrez les contributions, la présence aux événements, les cotisations et les courriels, CiviCRM créera automatiquement une activité connexe dans l'enregistrement de contact. Vous pouvez décider si votre organisation a besoin de plus de différents types d'activités que ceux proposées, comme la formation, journée portes ouvertes, information publiques, présentations, etc...

Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des activités, consultez le chapitre Activités dans Organisation de vos données.

Formations, événements, informations et réunions (CiviEvents)

Webinars, events, informations, and meetings (CiviEvents)

CiviCRM vous aide à gérer et à suivre toutes activités par lesquelles vous réunissez les membres de votre communauté à un moment et à un endroit déterminés. Les formations, les événements, les informations et les réunions ont des dates et des heures spécifiques de début et de fin, des lieux de rencontre (y compris en ligne) et des intérets communs entre les personnes. Ils peuvent être facturés, ou gratuits, ou sans aucune inscription requise. CiviCRM est fourni avec les fonctionnalités qui permettent de promouvoir les événements et enregistrer les inscriptions. Si vous avez des dossiers sur les personnes ayant participé à des événements passés, vous pouvez transférer ces documents précieux dans CiviEvents.

Le champ Types d'événements vous permet de distinguer les différents types d'événements que votre organisation organise. Ceci est utile pour évaluer combien de personnes ont participé à une série d'événements similaires ou si quelqu'un préfère un type d'événement sur un autre.

Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des relations, consultez la section Événements plus loin dans ce manuel.

Adhésions

De nombreuses organisations offrent un programme structuré d'adhésion dans lequel les membres de la communauté peuvent s'inscrire pour recevoir certains avantages sur une période déterminée. Les membres peuvent choisir parmi plusieurs de niveaux de cotisations qui ont des avantages différents, généralement plus vous donnez à l'organisation et plus vous obtenez en retour. Les organisations peuvent également offrir l'adhésion,... peut-être comme un cadeau!. Par exemple, un bénévole de longue date pourrait recevoir une adhésion à vie à l'organisation. Des avantages supplémentaires peuvent inclure l'accès à l'annuaire des membres, le contenu de documents, des remises, etc. Les individus, les familles ou les ménages, les organisations peuvent tous s'inscrire pour des adhésions.

La principale différence entre les cotisations des membres et un don unique est que les adhésions définissent la relation de quelqu'un à l'organisation sur une période de temps donnée. Les Associations s'attendent souvent à ce que les adhésions soient renouvelées d'année en année, alors qu'un don est un apport unique. Les Associations doivent envoyer une lettre de confirmation de la contribution, mais elles ne s'engagent pas à offrir les mêmes prestations au donateurs en échange d'un don ou d'une contribution.

Analysez votre structure d'adhésion actuelle avant d'importer des enregistrements d'adhésion dans CiviCRM. Prenez le temps d'éliminer les niveaux d'adhésion inutilisés ou de simplifier les avantages que vous proposez. La seule information que vous devez vraiment transférer pour chaque membre est la date de début, la durée, les cotisations d'adhésion payées, et le type d'adhésion.

D'une manière générale, avoir plus de 10-15 types d'adhésion peut être difficile à gérer. Parfois, les associations peuvent avoir de nombreux types d'adhésion afin de préserver d'autres informations sur les adhérents dans le dossier d'adhésion. Il est recommandé de vérifier d'abord si CiviCRM a déjà des champs de données existants liés aux adhésions pour garder une trace de ces informations avant d'étendre les registres d'adhésion.

Certaines informations que vous avez peut-être déjà enregistrées sous forme d'informations statiques peuvent alors être calculées dynamiquement et affichées dans des rapports ou dans d'autres champs. Par exemple, CiviCRM peut calculer dynamiquement le nombre d'années pendant lesquelles un adhérent donné est membre en fonction de la date "Adhésion depuis".

Pour en savoir plus sur la configuration et la gestion des adhésions, consultez la section Adhésions plus loin dans ce manuel.

Contributions

Les contributions dans CiviCRM se rapportent à l'argent, les biens ou les services entrant dans votre organisation. L'argent est toujours de l'argent si quelqu'un achète un billet d'événement, s'inscrit pour une adhésion, ou toute autre activité qui nécessite un paiement. CiviCRM vous permet d'enregistrer tout l'argent entrant dans votre organisation en tant que Contribution avec différents types pour préserver l'information d'où qu'elle soit originaire. Vous pourrez également préciser la date d'entrée de la contribution, son statut (vous pouvez enregistrer une contribution en attente avant que l'argent soit déposé sur votre compte bancaire) et le mode par lequelle elle a été réglée (chèque, espèces, virement, etc.).

Si vous prévoyez de continuer à utiliser un système de dons externes, vous pouvez ignorer ces transactions. D'autre part, vous voudrez peut-être transférer à CiviCRM des informations sur les enregistrements d'événements / réunions antérieures, car ils vous indiquent l'historique de la participation des membres de votre organisation. Considérez également jusqu'où vous souhaitez importer l'historique des contributions. Des contributions importantes devraient être préservées, mais le fait qu'une personne a fait don de 5 euros il ya 10 ans peut ne plus être pertinent. A vous de juger !

Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des relations, consultez la section Contributions plus loin dans ce manuel.

Campagnes

Parfois, les organisations organisent une soirée de gala pour collecter des fonds, envoient une invitation par courrier électronique et enregistrent leurs contributions pour soutenir un seul projet. Par exemple, collecter 50 000 € pour aider un village d'enfants. Les campagnes sont habituellement limitées dans le temps, concernent une gamme d'activités et vous donnent une vue détaillée pour comparer la façon dont le public a répondu à vos initiatives.

Vous pouvez commencer à profiter des campagnes si les initiatives de collecte de fonds de votre organisation s'inscrivent sur un thème unique. Quelques exemples de campagnes : Promesses de dons de fin d'année ou levées de fonds spécifiques pour soutenir un projet. Les organisations envoient souvent des appels de fonds par courrier électronique encourageant les donateurs à participer au financement d'une action particuliere ou une collecte de fonds, tel par exemple un «dernier avis» et un ou plusieurs appels... comme un «compte à rebours».

Groupes et étiquettes

Les responsables de développement, les coordinateurs de bénévoles, les gestionnaires de programmes... stockent souvent une mine d'informations dans leur tête. Ils prennent souvent des décisions : qui inviter à un événement, qui ne devrait pas recevoir un appel, qui participerait à une action de bénévolat...

Les groupes et les étiquettes peuvent stocker ce type d'information et servir de base pour la création de listes d'e-mails et d'invitations. Les groupes sont utiles pour identifier plusieurs contacts ayant des caractéristiques communes, par opposition aux relations qui ne peuvent saisir que l'information sur deux contacts. Les groupes peuvent également servir de listes de diffusion. Un groupe de personnes qui s'abonnent à votre newsletter est un bon début.

Les organisations peuvent avoir des stratégies de communication complexes dans lesquelles elles envoient des courriers différentes à plusieurs sous-ensembles de leur communauté. Une personne peut être enregistrée comme membre et comme bénévole afin qu'elle reçoive des communications spécifiques aux membres et aux bénévoles. Les groupes sont également utiles pour stocker des préférences de communication spécifiques aux événements ou aux programmes. Par exemple : un groupe de personnes qui a spécifiquement demandé de ne pas recevoir des appels de collecte de fonds. Lorsque vous allez créer un courrier d'appel de fonds par courrier électronique, vous pouvez exclure ce groupe de personnes.

Essayez d'éviter de créer des groupes en fonction d'informations pouvant être stockées par d'autres champs dans CiviCRM. Vous n'avez pas besoin d'un groupe pour les personnes qui ont choisi de ne pas recevoir de mailing, parce que cette option sera sélectionnée sur leur enregistrement de contact. CiviCRM exclut automatiquement ces contacts de tout envoi de mailing. De même, vous n'avez pas besoin d'un groupe appelé «Donateur» car vous pouvez exécuter une recherche avancée pour trouver un Contact qui a une Contribution qui lui est associée, même dans n'importe quelle plage de dates. La plupart des fonctions disponibles pour les groupes sont également disponibles dans l'écran des résultats de recherche.

Si vous souhaitez que de nouveaux enregistrements, répondant à un critère particulier, soient automatiquement ajoutés à un groupe, créez un Groupe intelligent à partir de Recherche avancée. Par exemple, vous pouvez avoir un Groupe intelligent qui appelle l'enregistrement Contact de tous les membres qui ont également fait un don de plus de 100 € au cours de la dernière année. Lorsqu'un membre fait un nouveau don de 100 € après la création du groupe, son dossier sera ajouté au groupe intelligent.

Les étiquettes sont considérées comme des mots-clés que vous pouvez associer à un enregistrement. Vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des tags, mais il n'existe aucun moyen simple de voir l'historique des modifications. Les relations sont un meilleur outil pour voir l'historique de cette information.

Profils

CiviCRM vous permet de combiner des ensembles de champs à des fins différentes et vous aider ainsi à réduire le temps passé par les utilisateurs pour les tâches administratives. Ces ensembles de champs sont appelés profils.

Les profils portent sur la façon dont vos données sont éditées ou affichées à vos utilisateurs, et non sur la façon dont vos données sont stockées.

Lisez le chapitre Profils de cette section pour obtenir des informations détaillées sur l'utilisation des profils.

Où aller ensuite ?

Dans les sections ci-dessus, nous avons essayé de décrire comment vos données existantes peuvent être organisées dans CiviCRM. Nous avons seulement abordé les fonctionnalités de base de CiviCRM où vos données peuvent s'integrer. Pour en savoir plus sur la façon dont CiviCRM peut fonctionner avec vos données, consultez les informations contenues dans ce livre sur les composants CiviCRM spécifiques: CiviEvent, CiviMember, CiviMail, CiviContribute, CiviCase, CiviCampaign, et CiviGrant.

Chacun de ces composants vous aidera à rationaliser et optimiser les tâches administratives liées à la gestion des événements, l'adhésion, l'envoi des communications, la réception des contributions et des dons, la gestion des cas, la conduite des campagnes, l'administration des programmes de subventions, et plus encore...

Les sections : Enquête, Pétition et CiviEngage (ce dernier est en fait un module Drupal) se rapportent étroitement à CiviCampaign et leurs fonctionnalités spéciales sont décrites dans les chapitres respectifs

Il existe également une section de rapport liée spécifiquement à l'utilisation des rapports et à l'analyse de vos données pour l'évaluation continue de votre travail.