Grupos Inteligentes¶
Los grupos inteligentes son 'búsquedas guardadas'. Son útiles para realizar un seguimiento de grupos de contactos que cumplen determinados criterios, por ejemplo, "todos los miembros con sede en Europa". Crear un grupo inteligente es fácil: realice una búsqueda según los criterios deseados y luego elija 'Crear grupo inteligente'. Una vez creado el grupo inteligente, cada vez que solicite ver los contactos de un grupo, CiviCRM realizará una búsqueda y le mostrará los contactos que cumplan con los criterios que especificó.
Los grupos inteligentes son una herramienta realmente potente y útil de CiviCRM. Son útiles en muchas situaciones diferentes. Dedique un tiempo a asegurarse de entender qué son los grupos inteligentes y cómo podría utilizarlos.
¿Cuándo puedo usar un grupo inteligente?¶
Los grupos inteligentes son útiles en muchas situaciones diferentes. Aquí encontrará un par de ejemplos:
Grupos Inteligentes y Perfiles: un directorio de socios/membresías¶
Se podría usar un grupo inteligente junto con un perfil para mostrar un directorio de miembros en su sitio web. Para hacer esto, debe crear un grupo inteligente que incluya miembros de su organización y crear un perfil que incluya los campos que le gustaría mostrar en su directorio. Luego, configuraría el perfil para mostrar solo los contactos que estaban en ese grupo inteligente. Cuando un contacto se convierte en miembro, por ejemplo, cuando completa su formulario de membresía y paga en línea, se agregará automáticamente al grupo inteligente y, por lo tanto, se publicará en su directorio de miembros.
Grupos inteligentes como listas de correo: un boletín de eventos¶
Supongamos que cualquier persona que se haya registrado o haya asistido a un evento querrá recibir nuestro boletín de eventos. Podemos crear un grupo inteligente que incluya a todas las personas que se han registrado o asistieron a un evento y especificar que este grupo inteligente es una lista de correo. Entonces estará disponible para su uso en CiviMail y podremos usarlo para enviar el boletín de eventos. A medida que las personas se registran para asistir a un evento, o se marcan como que asistieron a un evento, se agregarán automáticamente al grupo inteligente y, por lo tanto, se suscribirán al boletín. Los grupos inteligentes respetan las preferencias de suscripción de las personas. Si las personas se dan de baja del boletín, serán eliminadas del grupo inteligente.
Crear grupos inteligentes¶
Se pueden crear grupos inteligentes a partir de los resultados de búsqueda generados por muchos de los formularios de búsqueda de CiviCRM. Digamos que queremos crear un grupo inteligente de todos los donantes a los que aún no se les ha enviado una carta de agradecimiento para administrar nuestro flujo de trabajo de agradecer a los donantes. A medida que enviamos cartas, los donantes que las reciben abandonan automáticamente el grupo inteligente, lo que nos permite tener una lista siempre precisa de personas a las que enviar cartas.
Podemos usar la búsqueda avanzada para crear este grupo inteligente (puede probar esto en el sitio web de demo - http://demo.civicrm.org si no tiene contribuciones en su CiviCRM).
- Vaya a Buscar > Búsqueda Avanzada.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Contribuciones
- Marque ¿Agradecimiento Enviado? y elija Donación como opción del campo desplegable tipo de financiación .
- Haga clic en Buscar al final de la página.
- Seleccione todos los contactos
- Desde el menú desplegable Acciones selecceione Grupo - crear grupo inteligente.
- De un nombre y una descripción al grupo inteligente y opcionalmente desígnelo como una lista de distribución y asígnele un grupo padre/principal. Haga clic en Guardar grupo inteligente.
Su grupo inteligente ahora aparecerá en todos los lugares habituales donde ve grupos.
Intente editar un contacto en el grupo inteligente para que ya no coincida con los criterios. Verá que se eliminan del grupo inteligente.
Si el contacto no se elimina de inmediato, es posible que tenga activado el almacenamiento en caché de grupo inteligente (consulte Almacenamiento en caché de grupo inteligente a continuación).
Cambio de criterios para grupos inteligentes¶
Es posible que desee refinar los criterios que utiliza su grupo inteligente para seleccionar contactos. Por ejemplo, editar un grupo inteligente formado por todos los miembros actuales para incluir también nuevos miembros. Puede hacerlo desde la pantalla Administrar grupos.
Haz clic en Administrar grupos. Para editar los criterios de búsqueda de un grupo inteligente en particular, haga clic en Configuración junto a ese grupo.
En la pantalla de configuración del grupo, haga clic en Editar criterios de grupo inteligente en la parte inferior izquierda.
Aparecerá una pantalla similar a la que usó originalmente para crear el grupo inteligente con los resultados de la búsqueda mostrados. Al hacer clic en la barra en la parte superior de la pantalla, aparecerán los criterios que usó para definir el grupo inteligente. Ahora, puede actualizar los criterios y, una vez que esté satisfecho con los resultados, seleccione todos los registros y elija Actualizar grupo inteligente de la lista Acciones.
Su grupo inteligente ahora se basa en los nuevos criterios.
Almacenamiento en caché de grupo inteligente¶
Por motivos de rendimiento, los grupos inteligentes a menudo se almacenan en caché, es decir, los contactos que cumplen con los criterios del grupo inteligente se guardan en la memoria durante un cierto período de tiempo.
Esto acelera las cosas porque CiviCRM no necesita ejecutar la búsqueda cada vez que desee utilizar el grupo inteligente. Si su consulta es simple e involucra una pequeña cantidad de contactos, la aceleración puede no ser significativa. Si es complejo e involucra muchos contactos, puede ser importante e incluso necesaria.
La desventaja del almacenamiento en caché es que se debe esperar hasta 5 minutos para que se actualice la consulta. Dependiendo de cómo use los grupos inteligentes, esto puede no ser un problema.
El tiempo de vencimiento predeterminado para un grupo inteligente en las versiones más recientes de CiviCRM es de 5 minutos. Puede ajustar el 'tiempo de espera' de la caché de consultas del grupo inteligente, es decir, la cantidad de tiempo que la caché se considera un reflejo válido del grupo inteligente en Administrar> Personalizar datos y pantallas> Preferencias de búsqueda.