Información General

Este capítulo recoge los componentes principales que CiviCRM utiliza para almacenar información y ofrece asesoramiento sobre cómo transferir y organizar la información que ya posee. La base del éxito de CiviCRM depende del almacenamiento de datos en el lugar adecuado y de la forma adecuada, lo que solo se puede llevar a cabo con una planificación cuidadosa de mapeado de su información en CiviCRM.

Antes de pensar en la estructura de CiviCRM, es importante pensar en los sistemas que está usando actualmente para almacenar y organizar su información. Su información podría estar almacenada en hojas de cálculo, otra base de datos o CRM (e.j. Constant Contact, Convio o The Raiser´s Edge), archivos en papel o en la memoria de alguien. Pensando en sus contactos y sus interacciones con su organización, hable con sus compañeros de trabajo, incluyendo a los que llevan más tiempo y a los que acaban de incorporarse a la organización. Hable con la mayor cantidad de gente posible para conseguir una imagen completa de sus interacciones con todo tipo de contactos.

Muchas organizaciones cometen el error de no pensar sobre quienes son realmente sus contactos. Pase tiempo identificando a todas las personas implicadas con su organización. ¿Con qué tipo de personas diferentes interactúa? y ¿cómo se diferencian unos de otros? Cuanto mejor entienda a sus contactos y sus interacciones con su organización, mejor podrá modelarlas en CiviCRM. Un feedback anecdótico o sistemático de sus contactos puede ser útil.

Aquí hay algunas preguntas importantes para que se plantee sobre su información actual:

1. ¿Está actualmente usando un CRM?

2. ¿Dispone de hojas de cálculo con información sobre contactos, donaciones u otra información valiosa?

3. ¿Dispone de notas en papel o archivadores con información sobre su comunidad?

4. ¿Hay alguien en su organización que tenga un gran conocimiento de los miembros de la comunidad?

5. ¿Cómo entra el dinero en su organización?

6. ¿Cuáles son las tareas diarias que su personal y voluntarios llevan a cabo?

7. ¿Cómo se comunica, actualmente, con sus donantes, socios, voluntarios y otros miembros de la comunidad?¿Cómo le gustaría comunicarse con ellos?

8. ¿Cómo realiza el seguimiento de actividades y comunicaciones (emails, renuniones, webinars, otros eventos) que tiene con su comunidad?

9. ¿Dispone de una lista de los intereses y preferencias de los donantes?

10. ¿Cómo gestiona los nuevos contactos?

11. ¿Qué clasificaciones o etiquetas está usando para sus contactos existentes (e.j.alumni, estudiantes, padres, grandes donantes, voluntarios)?

12. ¿Hay algún informe que le gustaría crear?¿Qué información contendrá?

CiviCRM ha sido diseñado para ser flexible y adaptable, basado en el feedback de muchas organizaciones del Tercer Sector, pero puede que no coincida exactamente con la forma en la que su organización trabaja actualmente. Utilizar CiviCRM significaría adaptar su flujo de trabajo y adoptar mejores prácticas en cuanto a tecnología del Tercer Sector. Debe ser pragmático y flexible y considerar si su actual método de trabajo debe cambiar o no.

Merece la pena recordar que CiviCRM ofrece muchas oportunidades para interacturar con sus contactos de maneras que anteriormente no disponía. Aprovechar estas nuevas posibilidades pueden llevarle a cambios positivos y mejoras.

Piense en el proceso ====================

Puede ser útil pensar en la información de su organización como si fuera el contenido de una casa o un apartamento que necesita mudar. A menudo, la gente aprovecha las mudanzas para hacerse la pregunta ¨¿Realmente necesito esto? Esto es muy viejo; vamos a tirarlo a la basura y ya conseguiremos nuevas cosas una vez nos hayamos mudado¨.

Para aplicar esta metáfora a su información, identifique información que no tiene ninguna utilidad, como antiguas divisiones organizacionales u oficinas que ya no se utilizan.

Parte de la antigua información tiene un valor continuado. Por ejemplo, una organización en apuros financieros decidió usar una lista anterior de donantes fundadores que no habían dado dinero durante muchos años. Resultó que estos antiguos donantes aún tenían fuertes lazos emocionales con la organización que habían fundado y acudieron a su rescate financiero. En ese caso, guardar los datos antiguos fue crucial.

Mudarse a un nueva residencia no solo brinda la oportunidad de evaluar qué es realmente importante conservar y qué se puede dejar atrás; también le da la oportunidad de limpiar todo lo que decida llevarse. Del mismo modo que no se llevaría marcos de fotos polvorientos y platos sucios porque eso haría que su nueva casa agradable y limpia sea tan sucia como su antiguo hogar, querrá limpiar sus datos antes de moverlos a CiviCRM para comenzar su actividad con una base de datos lo más limpia y práctica posible. Puede leer más sobre esto en el capítulo "Mapeo de sus datos en CiviCRM".

Además, al planear un cambio a CiviCRM, prepárese para pasar una buena cantidad de tiempo revisando sus datos anteriores; homogeneizando cómo se almacenan los diferentes elementos de los registros de contactos (p.j., ¿se utilizan siglas para registrar los estados como NY o Nueva York?) y eliminar duplicados obvios, entradas accidentales, información obsoleta y registros dañados.

Los siguientes capítulos le ayudarán a entender qué información puede almacenar CiviCRM y cómo es la mejor manera de mapear sus registros existentes en la estructura de CiviCRM.