Mapear su información¶

Los datos con los que cuenta actualmente, pueden provenir de varias fuentes, algunas electrónicas, algunas en papel y algunas de la memoria de personas. El término "Mapear" hace referencia a la actividad de utilizar los datos disponibles que han sido etiquetados de cierta forma y "hacerles un hueco" en la estructura de CiviCRM. Este es un paso muy importante y saltárselo puede causar consecuencias indeseadas en el futuro. Por ejemplo, puede que no sea capaz de controlar o generar informes sobre sus datos de la forma que esperaba.

Cada persona tiene una visión distinta sobre la información, se basan en sus experiencias con otros CRM o ningún CRM. Por ejemplo, "Donación", "Oportunidad"y "Contribución" todos estos conceptos hacen referencia a dinero ofrecido a su organización. CiviCRM ha sido diseñado para ser flexible y adaptable, por lo que no tendría que tener ningún problema para encontrar el lugar adecuado para cada pieza de información relevante de su organización.

Resístase a la tentación de añadir campos personalizados de inmediato. En lugar de añadir un nuevo campo para registrar manualmente fechas de expiración de membresías, infórmese sobre el módulo de membresías de CiviCRM que automatiza la duración de las membresías, su expiración y los recordatorios de renovaciones. El tener demasiados campos para recoger la misma información causará confución más tarde. Evite la duplicación de información, tomando decisiones después de haberse informado.

Las siguientes secciones le presentarán las opciones que CiviCRM ofrece por defecto, con sugerencias sobre cómo mapear sus datos. En lugar de usar hojas de cálculo "planas", las relaciones unirán sus datos. Al usar relaciones, podrá crear una imagen más completa de la comunidad que respalda a su organización.

Información básica de sus contactos¶

CiviCRM viene con campos por defecto para almacenar los nombres de los contactos, direcciones, números de teléfono, correos electrónicos, notas y otra información de contacto. Debido a que CiviCRM ha sido diseñado por organizaciones sin ánimo de lucro, el mapeado de la información más básica de sus contactos debería de ser muy sencillo.

CiviCRM divide los contactos en tres categorías (Tipos de Contacto) basados en quién o qué son:

Individuos: cualquier persona sobre la que su organización quiera mantener un registro
Organizaciones: este contacto podría ser otra ONL, una empresa, una sección de su organización o un comité. Normalmente querrá crear por lo menos un contacto del tipo de Organización que represente a la organización. Esto es particularmente útil al configurar membresías.
Familias: una familia o grupo de gente que comparte una ubicación.

Cada tipo de contacto viene con diferentes campos, de acuerdo con la información que quiera rastrear. Por ejemplo, el sexo solo se aplica a individuos, no a organizaciones ni a hogares, por lo que el campo de género solo está disponible para subtipos y tipos de contacto individuales.

Para obtener más información sobre los campos de contacto por defecto de CiviCRM y cómo usarlos, consulte el capítulo Contactos en Organización de su información .

Información sobre sus contactos que es específica de su organización (introducción básica a los Campos Personalizados¶

Muchas organizaciones recopilan datos específicos para su misión o estructura. A pesar de que CiviCRM viene con campos para almacenar datos básicos que recopilan todas las organizaciones sin ánimo de lucro, las similitudes entre organizaciones sin ánimo de lucro tienen un límite. Por ejemplo, su organización puede estar interesada en registrar información sobre las alergias de sus miembros (para individuos) o el sector de actividad (organizaciones).

Al mapear datos en CiviCRM, decida si la información pertenece a un individuo, organización u hogar. La información adicional como "sector de actividad" solo tiene sentido para las Organizaciones. Para saber cómo puede crear campos personalizados, consulte el capítulo Campos personalizados en Organización de su información .

Relaciones entre contactos¶

Las relaciones recogen información actual e histórica sobre cómo dos registros se conectan entre sí.

Usted o sus colegas probablemente saben más sobre sus contactos de lo que se ha escrito. Es posible que no haya recopilado previamente la información sobre una persona u organización determinada porque no había espacio en su hoja de cálculo "plana" o ta vez la haya recopilado como una "nota mental". El nombre de los miembros de su familia, lugar de empleo y relación con otros contactos en su base de datos se pueden registrar a través de una Relación.

CiviCRM viene con un conjunto predefinido de tipos de relación que incluyen "empleador - empleado", "padre - hijo" y "empleado - empleador". Puede crear más relaciones para describir las relaciones específicas de su organización, por ejemplo, puede definir un tipo de relación de "vicario - iglesia". Cuando crea una nueva relación, puede definir cuándo comenzó la relación y, si corresponde, cuando finalizó. Se puede acceder a las relaciones previas cuando finalicen. Por ejemplo, puede ver dónde solía trabajar alguien incluso después de que se haya roto la relación.

El término Tipos de hogar y relación "miembro del hogar del - jefe del hogar" confunde a muchos usuarios nuevos de CiviCRM. Es útil agrupar a personas que comparten una dirección común en un hogar, de modo que solo reciban una carta. La designación "cabeza de familia" ayuda a las organizaciones a saber a quién debe dirigirse la carta. Por ejemplo, desea dirigirse al padre y no al hijo.

Para obtener más información sobre cómo configurar y usar relaciones, consulte el capítulo Relaciones en Organización de su información.

Actividades¶

Es importante saber cómo y cuándo los integrantes de su base de datos se relacionan con su organización. Saber que alguien dona mensualmente, se ofrece como voluntario con frecuencia y renueva su membresía anualmente, sugiere que puede responder bien a las oportunidades que fortalecen su relación con la organización. CiviCRM le permite registrar interacciones tales como llamadas telefónicas, correos electrónicos y reuniones entre el personal y sus contactos. Estas características ayudan a la organización a construir una memoria duradera de sus relaciones.

CiviCRM llama a este tipo de intercambios Actividades. Están estrechamente vinculadas a otros módulos de CiviCRM. Cuando registre contribuciones, asistencia a eventos, suscripciones de membresías y correos electrónicos, CiviCRM creará automáticamente una actividad relacionada en el registro del contacto. Decida si su organización necesita diferentes tipos de actividades además de las que se proporcionan, como capacitación, revisión, exámen, soporte, etc.

Para obtener más información sobre la configuración y el uso de actividades, consulte el capítulo Actividades en Organización de su información .

Webinars, eventos, presentaciones y reuniones (CiviEvents)¶

CiviCRM le ayuda a administrar y rastrear cualquier ocasión en la que reúna a miembros de la comunidad en un lugar y momento determinado. Los webinars, eventos, presentaciones y reuniones tienen fechas y horarios específicos de inicio y finalización, lugares de reunión (incluso en línea) y razones para reunir a las personas. Se pueden emitir entradas, indicaciones de "confirmar asistencia" (RSVP) o "no se requiere reserva". CiviCRM viene con la funcionalidad de promover eventos y registrar las inscripciones. Si tiene guardado quién ha participado en eventos anteriores, puede transferir esta valiosa información a CiviEvents.

El campo Tipos de eventos le ayudará a distinguir entre los diferentes tipos de eventos que alberga su organización. Esto es útil para evaluar cuántas personas han participado en una serie similar de eventos o si alguien prefiere un tipo de evento a otro.

Para obtener más información sobre la configuración y el uso de los eventos, consulte la sección Eventos más adelante en esta guía.

Membresías¶

Muchas organizaciones ofrecen un programa estructurado en el que los miembros de la comunidad pueden inscribirse para recibir ciertos beneficios por un período de tiempo predefinido. Los miembros eligen entre una variedad de niveles de cuotas que tienen beneficios asociados, por lo general, cuanto más le da a la organización, más obtiene a cambio. Las organizaciones también pueden dar membresía sin coste, tal vez como premio. Por ejemplo, un voluntario de larga duración podría recibir una membresía de por vida. Los beneficios comunes incluyen el acceso a directorios de miembros, contenido adicional, descuentos, etc. Individuos, familias u hogares y organizaciones pueden registrarse para obtener membresías.

La principal diferencia entre las cuotas de membresía y una donación es que las membresías definen la relación de alguien con la organización durante un período de tiempo. Las organizaciones a menudo esperan que las membresías se renueven de año en año, mientras que una donación es algo puntual. En el caso de las donaciones puntuales las organizaciones envian una carta de agradecimiento que podrá ser generada por CiviCRM.

Analice la estructura actual de sus membresías antes de importar registros de membresía a CiviCRM. Tómese el tiempo para eliminar los niveles de membresía no utilizados o simplificar los beneficios que promete. La única información que realmente necesita transferir para cada miembro es la fecha de inicio, la duración, las cuotas de membresía pagadas y el tipo de membresía.

En términos generales, tener más de 10-15 tipos de membresía puede ser difícil de manejar. A veces, las organizaciones pueden tener muchos tipos de membresía para preservar otra información sobre los contactos en el registro de membresía. Se recomienda verificar primero si CiviCRM ya cuenta con campos relacionados con las membresías, para realizar seguimiento de esa información, antes de ampliar los registros de membresía.

Puede haber información que antes registraba como información estática y que ahora puede calcularse de forma dinámica y mostrarse en informes u otros campos. Por ejemplo, CiviCRM puede calcular dinámicamente la cantidad de años que un contacto ha sido miembro, en función de la fecha "Membresía desde".

Para obtener más información sobre cómo configurar y gestionar membresías, consulte la sección Membresías más adelante en esta guía.

Contribuciones¶

Las contribuciones en CiviCRM hacen referencia a dinero, bienes o servicios que se ingresan en su organización. El dinero sigue siendo dinero en tanto alguien compra una entrada a un evento, se inscribe como miembro/socio o cualquier otra actividad que requiera de un pago. CiviCRM le permite registrar todo el dinero que se ingresa en su organización, como una Contribución con diferentes tipos, para poder así conservar la información sobre el origen de la misma. También podrá especificar la fecha en la que entró la contribución, su estado (puede registrar una contribución como pendiente antes de depositar el dinero en su cuenta bancaria) y la forma de pago en la que se recibió (cheque, efectivo, etc.).

Si planea seguir usando un sistema de donaciones externo, puede mantener transacciones allí. Por otro lado, es posible que desee transferir a CiviCRM información sobre registros de eventos pasados porque le informan sobre el historial de participación de los contactos de su organización. También tenga en cuenta hasta dónde se quiere remontar para importar el historial de contribuciones. Se deben conservar las grandes contribuciones, pero el hecho de que alguien haya donado 5 dólares hace 10 años puede que ya no sea relevante.

Para obtener más información sobre cómo configurar y gestionar contribuciones, consulte la sección Contribuciones más adelante en esta guía.

Campañas¶

A veces las organizaciones organizan una gala de recaudación de fondos, envían un correo electrónico de petición y registran las contribuciones para alcanzar un solo objetivo. Por ejemplo, recaudar \$50.000 para financiar un campamento de niños. Las campañas generalmente tienen un límite de tiempo, unen una variedad de actividades y le brindan una visión de calidad para comparar cómo respondieron las personas a sus iniciativas.

Puede comenzar a sacar partido de las campañas, si las iniciativas de recaudación de fondos de su organización encajan bien en un solo tema. Algunos ejemplos de campañas son los llamamientos de recaudación de fin de año o eventos de recaudación de fondos específicos. Las organizaciones a menudo envían varias peticiones por correo electrónico animando a los donantes a apoyar un proyecto específico o a donar fondos, a través de un 'aviso final' y uno o más peticiones 'de cuenta atrás'.

Agrupación y Etiquetado de contactos¶

Los directores de desarrollo, los coordinadores de voluntarios y los gerentes de programas almacenan una gran cantidad de información en sus cabezas. A menudo toman decisiones sobre a quién invitar a un evento, quién no debe recibir una petición y/o quién sería perfecto para una oportunidad de voluntariado.

Los grupos y las etiquetas pueden almacenar ese tipo de información y actuar como bloques de construcción para crear listas de correo electrónico e invitaciones. Los Grupos son útiles para identificar dos o más contactos con algo en común, a diferencia de las relaciones que solo pueden capturar información sobre dos contactos. Los grupos también pueden actuar como listas de correo. Un grupo de personas que se suscriba a su boletín es un buen comienzo.

Las organizaciones pueden tener estrategias de comunicación complejas, en las que envían diferentes cartas a varios subconjuntos de su comunidad. Un individuo puede ser etiquetado como miembro y voluntario, para que reciba comunicaciones específicas de los miembros, así como también comunicaciones específicas para voluntarios. Los grupos también son útiles para almacenar incidencias o programar preferencias de comunicación específicas. Por ejemplo, considere un grupo de personas que han solicitado específicamente no recibir peticiones de recaudación de fondos. Cuando vaya a crear un correo electrónico de petición por correo electrónico, puede excluir al grupo de personas que han solicitado no recibir peticiones para recaudar fondos.

Intente evitar la creación de grupos basados en información que pueda ser almacenada en otros campos de CiviCRM. No necesita un grupo para las personas que han optado por no recibir envíos masivos, ya que esa opción se seleccionará en su registro de contacto. CiviCRM excluye automáticamente estos contactos de cualquier envío masivo de correos. Del mismo modo, no necesita un grupo llamado "donantes" porque puede ejecutar una búsqueda avanzada para encontrar cualquier Contacto que tenga una Contribución asociada, incluso entre cualquier intervalo de fechas. La mayoría de las funciones disponibles para grupos también están disponibles a través de la pantalla de resultados de búsqueda.

Si desea que los nuevos registros, que cumplan con un criterio en particular, se agreguen automáticamente a un grupo, cree un Grupo inteligente ** a partir de la **búsqueda avanzada. Por ejemplo, es posible que desee crear un Grupo Inteligente que incluya todos los miembros que han donado más de \$100 en el último año. Cuando un miembro haga una nueva donación de \$100 después de que se haya creado el grupo, su registro se agregará al Grupo Inteligente.

Etiquetas son más bien palabras clave que desea asociar a un registro. Puede agregar o quitar etiquetas fácilmente, pero no hay una manera fácil de ver el historial de cambios. Las relaciones son una herramienta mucho mejor para ver el historial de información.

Perfiles¶

CiviCRM le permite agrupar conjuntos de campos para diferentes propósitos y le ayuda a reducir la cantidad de tiempo que el personal dedica a tareas administrativas. Estos conjuntos de campos se conocen como perfiles.

Los perfiles consisten en cómo se editan o se muestran los datos a su personal u otros grupos de usuarios, no se refiere a cómo se almacena la información.

Lea el capítulo Perfiles en esta sección para obtener información detallada acerca de cómo hacer uso de los perfiles.

¿Y Ahora?¶

En las secciones anteriores tratamos de describir cómo se pueden mapear su información en CiviCRM. Solo hemos mencionado las funcionalidades básicas de CiviCRM o los "espacios" en los que pueden encajar sus datos. Para leer más acerca de cómo CiviCRM puede trabajar con su información, consulte la información en esta guía sobre los componentes específicos de CiviCRM: CiviEvent, CiviMember , CiviMail, CiviContribute, CiviCase ,CiviCampaign y CiviGrant .

Cada uno de los componentes anteriores le ayudará a simplificar las tareas administrativas relacionadas con la administración de eventos, membresías, envío de comunicaciones, recepción de contribuciones y donaciones, administración de casos, lanzamiento de campañas, administración de programas de subvenciones y más.

Las secciones de Encuesta, Petición y CiviEngage (este último es en realidad un módulo de Drupal) se relacionan estrechamente con CiviCampaign y su funcionalidad específica se describe en los capítulos respectivos.

También hay una sección separada de Informes relacionada específicamente con el uso de informes y el análisis de sus datos para la evaluación continua de su trabajo.