¿Qué es CiviMember?

CiviMember es el módulo de CiviCRM que ofrece la funcionalidad de mantener y automatizar la gestión de membresías/asociaciones. Civimember le permite:

• definir tipos de membresías y esquemas de precios que recojan las necesidades de su organización

• crear opciones de auto registro y renovación de membresías en línea, utilizando CiviContribute

• gestionar membresías manualmente a través de la interfaz administrativa

• crear y programar mensajes automáticos para dar la bienvenida a los nuevos miembros, hacer recordartorios de próximas renovaciones de membresías, etc.

• realizar el seguimiento y crear informes de sus contactos a través del ciclo de membresías.

• otorgar privilegios de sitio web adicionales para los miembros

Los capítulos de esta sección le guiarán sobre todo lo que necesita saber para aprovechar al máximo CiviMember.

Si es nuevo en CiviMember y planea usarlo para la gestión de sus membresías, es una buena idea revisar esta sección completa mientras considera el esquema de membresía de su organización y cómo modelarlo dentro de CiviCRM. CiviMember proporciona un alto grado de flexibilidad, lo que le permite configurarlo para cumplir con la mayoría de los requisitos.

Adoptar un sistema como CiviCRM normalmente requerirá algunos cambios en las prácticas de trabajo, por lo que es importante trabajar estrechamente con las personas, dentro de su organización, que tendrán la responsabilidad diaria de gestionar las membresías usando CiviCRM.

Las membresías se pueden configurar para que duren desde un día hasta toda la vida, son gratuitas o de pago, y tienen estructuras de precios simples o complejas. Se pueden configurar para que se renueven automáticamente cuando esté habilitado un procesador de pagos compatible.

Las membresías para cualquier contacto son visibles en la pantalla de resumen del contacto y en el panel de membresía. Se pueden buscar a través de la Búsqueda de miembros o Búsqueda avanzada, y CiviMember proporciona cuatro informes de membresía, cada uno de los cuales se puede personalizar para satisfacer mejor sus necesidades específicas.

Conceptualmente, los miembros son simplemente contactos en su base de datos CiviCRM con una o más membresías. El contacto puede ser un individuo, un hogar, una organización o algún otro subtipo de contacto, pero siempre es un contacto al que se aplica una membresía.

Escenario: Configurando una membresía

La Asociación de Tránsito Público de la Región Atlántica (ARPTA) tiene necesidades complejas que es corresponden con cuatro categorías de membresía:

• Miembros Regulares: Sistemas de transporte público. Hay tres niveles escalonados dentro de esta categoría, según el tamaño del sistema. La membresía se basa en la organización y todos los empleados de la organización miembro tienen acceso a los beneficios de los miembros, como descuentos en las tasas de los eventos de la Asociación.

• Miembros Afiliados: Empresas que proporcionan bienes y servicios a la industria de transporte. Las tarifas de membresía son las mismas para todos los Miembros Afiliados. La membresía se basa en la organización, y hasta 10 empleados de la organización miembro tienen acceso a los beneficios de los miembros, tales como descuentos en las tasas de eventos de la Asociación.

• Miembros Asociados: Estudiantes, representantes del gobierno, grupos de interés público, instituciones de investigación y otros grupos interesados. Las cuotas de miembro son las mismas para todos los Miembros Asociados. La Membresía se basa en el individuo.

• Miembros Honorarios: Ejecutivos jubilados del sistema de tránsito y otros contactos que han hecho una contribución notable a la industria y la Asociación. La membresía es individual y gratuita de por vida.

Cuando el administrador de membresías de ARPTA, Sue, configuró inicialmente CiviMember, creó un tipo de membresía por separado para cada una de las cuatro categorías de miembros descritas anteriormente. Esto fue manejado fácilmente por CiviMember. Inicialmente, continuaron con el proceso manual de renovaciones de membresía y nuevas inscripciones mientras el sistema estaba en modo reposo.

Last year ARPTA's board agreed that they needed to boost membership income by improving their membership recruitment and renewal rates, whilst keeping tight control, and if possible reducing, the amount of time spent on membership administration.

Para poder realizar todos estos procesos, utilizaron CiviContribute y CiviMember para configurar páginas de registro y renovación en línea para Miembros Regulares y Afiliados. Luego pudieron realizar campañas de reclutamiento de miembros dirigidas a las páginas de registro en línea para que los miembros potenciales pudieran unirse rápidamente en línea. Al mismo tiempo, se alentó a los miembros existentes a renovar en línea, iniciando sesión en la sección de miembros en el sitio web de ARPTA.

Estos pasos simplificaron el proceso de inscripción de ARPTA, eliminaron una gran cantidad de trabajo administrativo y le dieron a Sue una visión clara de nuevos registros, renovaciones recientes y contactos con membresía expirada sobre los que se necesita realizar un seguimiento. A través de CiviContribute, puede generar una hoja de cálculo mensual para su departamento de cuentas con todas las cuotas de membresía recibidas, que pueden importar a su software de contabilidad. Con el tiempo que ahorra en papeleo, puede involucrarse más con los miembros y dedicarle más tiempo a la conferencia anual, que ARPTA organiza usando CiviEvent.

La Junta de ARPTA también se mostró satisfecha con los resultados de la transición a la suscripción y renovación en línea, que, junto con su campaña de marketing, dio lugar a un aumento del 30% en nuevos miembros durante un año. Su análisis también mostró una mejora del 40% en la retención de miembros (en parte porque Sue pudo dedicar más tiempo para contactar a los miembros que se habían dado de baja y aquellos a los que les había vencido su membresía, y en parte porque los miembros informaron que les resultó fácil y práctico renovar en línea y se les instó a hacerlo a través de recordatorios por email que Sue configuró utilizando la función Recordatorios programados. Su estudio de mercado también demostró que los miembros apreciaban el hecho de que Sue los contactara con más frecuencia y, como resultado, se sintieron más comprometidos con ARPTA.