Identificando sus necesidades¶
Este capítulo cubre algunas estrategias básicas para identificar las necesidades de su organización, y cómo podrían cubrirse con CiviCRM. No entra en detalles sobre funcionalidad de CiviCRM o cómo CiviCRM almacena los datos (que se encuentra en otros capítulos). Por el contrario, le recomendamos que primero dé un paso atrás y piense en su organización.
Conseguir el soporte interno para la implementación de un nuevo CRM es una tarea compleja pero, cuando se hace cuidadosamente, puede producir grandes recompensas.
Algunas organizaciones se sienten cómodas nombrando un equipo interno para ello mientras que otras dependen de consultores externos. Las siguientes son nuestras recomendaciones para evaluar de la mejor manera las necesidades de su organización y construir apoyo interno.
Objetivos¶
Para comenzar tómese un minuto para pensar en el objetivo al implementar un CRM. Por ejemplo:
Invertir en la base de datos de la organización de 12,000 contactos permitirá a nuestro equipo centrarse más en recaudar fondos
Evaluación¶
Evaluar necesidades específicas de su organización entrevistando a los principales interesados. Esto podría incluir desarrollo, comunicaciones, marketing, personal de eventos y programas, así como miembros de la Junta.
Ayudarlos a identificar a los contactos con los que interactúan de forma rutinaria.
*Identificar las ineficiencias * que podían ser abordadas por una solución CRM.
Enumerar la pérdida de productividad resultante. Por ejemplo:
- Vista inconsistente de nuestra base social. Somos incapaces de ver un registro integral de nuestros contactos.
- Incapacidad para incluir a todos los posibles donantes en una acción concreta. con listas incompletas de los contactos no podemos incluir a todos ellos en acciones para recaudar fondos, transmitir mensajes y promocionar eventos.
- Uso ineficiente de personal El tiempo invertido de su personal para manipular información recibida en otros medios (papel, formulario web, etc.)
- Falta de comunicación. Incapacidad para comunicar entre distintos departamentos las interacciones con la misma persona.
- Vulnerabilidad de datos. Incapacidad para hacer copias de seguridad fiables de todos los datos y protegerlos contra la pérdida accidental o maliciosa.
Por último, detectar todas las fuentes de datos que podrían ser consolidadas y compartidas entre departamentos.
Beneficios¶
Enumere los beneficios de invertir en una solución CRM integral. Por ejemplo:
- Accesible por todo personal desde dentro y fuera de la oficina (con permisos granulares de nivel de entrada) - Registro integral para cada contacto mostrando todas las interacciones con la organización
- Creación dinámica de grupos de contactos lo que nos permite crear grupos en base a criterios tales como 'todos los donantes de más de $100 en Madrid' o 'todos los donantes que han pasado a ser grandes donantes este año' - Dinámica creación de donante superior y otros informes - Gestión y autocreación de los contactos de manera desatendida de su registro con información de de contacto/contribución/suscripción/actividad
Recomendaciones¶
Cuando recomiende la solución CRM enumere y compare sus características y los costos asociados con otras soluciones del mercado. Comparta casos de estudio de otras organizaciones que usan la solución recomendada.
Los costos de implementación- incluya un presupuesto para la implementación que contemple:
- Descubrimiento y administración de proyectos - Limpieza, consolidación y migración de datos - Configuración del sistema - Entrenamiento post implementación y documentación
Costos de mantenimiento - Incluir un presupuesto para el mantenimiento continuo que contemple:
- Mantenimiento proactivo del servidor - Copias de seguridad incrementales- - Actualizaciones de sistema operativo - Formación continua