¿Qué es CiviEvent?¶

CiviEvent proporciona un conjunto de herramientas para organizar eventos. Estas herramientas le harán más eficiente como organizador de eventos y reducirán el número de procesos administrativos necesarios.

CiviCRM le ayuda a gestionar tanto los procesos de registro simples como los complicados. Algunas características principales incluyen:

auto-inscripción de participantes, incluyendo los pagos online.
seguimiento de registros, cancelaciones, y asistencias
promoción de sus eventos en su página web
simplificación en la organización para eventos similares y recurrentes con plantillas y funcionalidades de copia.
registro de los participantes en el lugar del evento desde cualquier ordenador con conexión a internet

Escenario: Taller de liderazgo juvenil¶

Un grupo de arte de la comunidad, Arts in Action, lleva a cabo talleres para personas menores de 25 años durante el año.

El personal de comunicación de Arte en Acción utiliza CiviEvent para gestionar eficientemente cada taller desde el principio de su planificación hasta el final de su evaluación. Primero, un empleado crea una página para el evento que incluye un formulario de registro online. Debido a que este es un evento regular, un empleado ha creado previamente una plantilla del evento, que cubre la mayor parte de información que se necesitará en el proceso de la organización del evento. Hay un precio fijo por inscripción, con cuotas adicionales para talleres opcionales; los asistentes pueden elegir en lo que se inscriben y pueden pagar online. El formulario de inscripción también recoge información sobre la comida de los participantes y sus preferencias de alojamiento usando la opción de CiviCRM llamada perfil.

Se crea una lista de jóvenes y grupos específica de entre los contactos existentes y los empleados envían invitaciones personalizadas utilizando CiviMail (también basadas en plantillas, para así reutilizar la información de un evento a otro). La invitación incluye un enlace directo a la página del evento para que los participantes puedan acceder a la inscripción online con un solo clic. El evento también se anuncia públicamente en la página web de Arte en Acción y se habilita la función de ¨Díselo-a-un-amigo¨ para que la información pueda difundirse a través de las redes de la gente.

Se designa a un empleado para gestionar el proceso por el que los participantes se registran ellos mismos. Debe supervisar el proceso periódicamente, para asegurarse que los pagos se hacen, gestionando la lista de espera cuando las inscripciones de participantes exceden el número máximo y contestando preguntas.

En el día del evento, los organizadores pueden controlar in situ a cada asistente para llevar un seguimiento a tiempo real de quién asiste al evento y de si hay alguna ausencia. Se podrá solicitar a los participantes con tasas pendientes que paguen en ese momento. La base de datos se actualiza inmediatamente, dejando libres espacios para aquellos que estaban en la lista de espera y grabando los pagos realizados.

Después de cada taller, los empleados de Arte en Acción evaluan el éxito del evento y usan CiviEvent para generar informes rápidamente como el número de asistentes, el total de tasas pagadas y el la cantidad de tasas todavía pendientes de pago. El evento y las plantillas de envío de correo pueden actualizarse si fuera necesario y guardadas para el próximo evento.

Algunos conceptos clave¶

El capítulo en esta sección le llevará a través de todo lo que necesita saber con el objetivo de sacarle el mayor partido a CiviEvent. Más abajo encontrará varios conceptos que podrá encontrar útiles antes de organizar su evento. Pondrá en práctica estos conceptos en el capítulo siguiente de esta sección.

Eventos, participantes y contactos¶

Primero explicaremos algunos conceptos básicos. CiviCRM le permite crear uno o más eventos en los que sus contactos pueden participar. Cuando un contacto participa en un evento pasa a llamarse participante.

Tipos de Evento¶

CiviCRM le permite definir diferentes tipos de eventos, como conferencias, reuniones y eventos de captación de fondos. El tipo de evento que cree depende de usted según sean las necesidades de su organización.

Los tipos de evento resultan útiles si tiene diferentes necesidades por tipo de evento. Por ejemplo, puede crear campos personalizados para almacenar y mostrar información adicional sobre un evento según su tipo de evento. Consulte el capítulo Información personalizada o Eventos en esta sección para más información sobre este punto. También son útiles para categorizar y segmentar eventos y asistentes, por ejemplo, podría encontrar fácilmente todos los contactos que hayan participado en alguna de sus formaciones o haya asistido a alguno de sus eventos de captación de fondos.

Papeles de los participantes¶

A todo contacto que participa en un evento se le asigna un papel de participante. El más frecuente es probablemente asistente. Otros incluyen voluntario o ponente. Los papeles de los participantes son totalmente personalizables para que coincidan con el tipo de eventos que realiza su organización. Esto le permite segmentar participantes por categorías relevantes según su implicación en el evento, por ejemplo, para enviar un correo electrónico solo a voluntarios o crear una lista de anteriores capitanes de mesa para fundraisers. También puede crear campos personalizados que se aplican solo a papeles específicos, por ejemplo, recoger información sobre la disponibilidad de solo voluntarios.

Estado de los participantes¶

Los estados de los participantes (por ejemplo, registrados, en lista de espera, asistió o cancelado) se usan para realizar el seguimiento de la etapa en la que se encuentra el contacto dentro su ¨viaje/evento¨. Los estados de los participantes son totalmente personalizables para que coincida con la forma en la que su organización realiza el registro del evento. Esto le permite segmentar a los participantes en categorías representativas basadas en su comportamiento con respecto al evento, con la intención de crear procesos como la generación de hojas de firmas, realizar el seguimiento de cuántas personas tienen la intención de asistir al evento y adaptar las comunicaciones por correo electrónico a los inscritos.

Otras partes de CiviCRM que funcionan con CiviEvent¶

CiviEvent está diseñado para funcionar junto a otras partes de CiviCRM. Por ejemplo, puede promocionar el evento a una lista específica y comunicarse con los participantes del evento a través del correo electrónico antes y después del evento usando CiviMail (para más información diríjase a la sección Correo Electrónico, *en especial a los capítulos de *Instalación *y * Recordatorios de horarios). CiviEvent funciona con CiviContribute para permitirle aceptar pagos del evento en línea. Para hacer esto, debe habilitar CiviContribute e instalar un procesador de pagos; para más información diríjase a la sección Contribuciones.