Planificación y Gestión de Eventos¶

Este capítulo cubre información general sobre planificación y gestión de eventos. Existen muchos elementos a considerar cuando se planifica un evento que afectarán la manera en la que organiza su evento, por lo que merece la pena pensar en la información que le proporciona este capítulo antes de empezar.

Planificando sus Eventos¶

Si no ha usado nunca CiviEvent, es una buena idea pensar en la estructura de sus eventos y en cómo quiere que las personas experimenten el proceso de registro al evento, antes de que empiece. Esto aportará datos para ver cómo organiza y configura sus eventos. Encontrará aquí algunas preguntas importantes a considerar:

¿Qué diferentes tipos de eventos celebra su organización? ¿Y qué tipo de eventos son estos?
¿Qué diferentes tipos de papeles tendrán los participantes en el evento?
¿Qué tipo de información quiere recoger sobre sus participantes, p.ej., preferencias de comida y alojamiento?
¿Va a permitir registros en línea al evento?
¿Existe algún límite en el número de participantes que pueden asistir al evento?
¿Quiere aprobar el registro de cada participante or prefiere dejar el registro abierto a cualquier persona?
¿Existirá una lista de espera si se supera el número máximo de registros?
¿Debería una persona tener la posibilidad de registrar a varias personas?
¿Quiere dar a los participantes inscritos confirmación de registro?
¿Quiere hacer una lista del público de participantes?
¿Es este un evento que ser repite regularmente con prácticamente los mismo detalles?
¿Este evento será de pago? Si es así..
- ¿De qué tipo financiero considerará que serán las tarifas del evento?
- ¿Qué tipo de estructura de tarifa necesitará para celebrar su evento?
- ¿Cargará tarifas múltiples como tarifas por sesiones adicionales o comidas?
- ¿Ofrecerá descuentos o inscripciones tempranas?

Tome su tiempo en evaluar el tipo de información que necesita para organizar sus eventos eficientemente y qué información sería útil de recopilar durante el evento y de los participantes del evento. Si lleva a cabo eventos recurrentes que son muy parecidos, piense en usar plantillas de eventos o las opciones de copia de eventos para facilitar el proceso de configuración.

Promocionando sus Eventos¶

Hacer correr la voz y crear emoción sobre su evento puede tomar muchas formas. Piense en quien quiere en su evento y dónde suelen conseguir su información. Esto le ayudará a determinar qué herramientas le pueden ayudar a promocionarlo:

¿Qué estrategia usará para promocionar su evento y a través de qué canales?
¿Tiene la intención de publicar su evento en su página web y permitir a la gente registrarse en línea?
¿Considera el correo electrónico un buen modo de alcanzar a sus constituyentes para comercializar el evento?
¿Está su evento restringido a ¨solo con invitación¨?¿A quién va a invitar?
¿Ha planificado un horario para anunciar su evento desde la invitación inicial hasta el envío de recordatorios del evento?

Anunciar su evento prominentemente en el sitio web de su organización y su calendario público es una forma importante de promocionar su evento. Luego, puede usar diversas estrategias para informar a las personas y a las organizaciones, y alentar a los participantes a ayudar a promover el evento. Consulte la subsección Integración de eventos con su sitio web del capítulo Registro de eventos en línea en esta sección.

Si publica sus eventos en otro sitio web o en otro calendario de la organización, deje claro cómo se espera que las personas se registren. Por ejemplo, algunas redes sociales tienen incorporado un sistema de registro de eventos, como eventos de Facebook. Otras organizaciones que están ayudando a publicitar su evento pueden tener sus propios sistemas de registro de eventos. Asegúrese de que no importa dónde publique el evento, sea obvio cómo se espera que la persona se registre.

Seguimiento tras el Evento¶

Actualizar el estado de cada participante durante el evento o poco después ayudará a garantizar que tenga la información más precisa para evaluar su evento.

Es una buena práctica enviar un correo electrónico después del evento a todos los asistentes para agradecerles y proporcionarles enlaces a cualquier documentación que tengan en línea. Es posible que desee enviar un correo electrónico diferente a los que se registraron pero no asistieron. También puede utilizar esta oportunidad para promocionar un nuevo evento, sugerir que los asistentes se unan a su organización como miembro o solicitar donaciones para una campaña específica. Puede obtener más información acerca de cómo hacer esto en Recordatorios programados en la sección Correo electrónico.