Conceptos clave y configuración¶
Esta sección explica los conceptos clave de CiviContribute y describe la configuración necesaria para su uso.
Antes de comenzar, es útil enumerar los tipos de contribuciones que su organización recibe (o desea recibir) e identificar cuáles de ellas quiere rastrear utilizando CiviCRM.
Tipos financieros, cuentas financieras y códigos contables¶
Las organizaciones que utilizan CiviCRM tienen diferentes necesidades en términos de informes financieros. Algunos solo quieren saber la donación total o los ingresos de membresía registrados en CiviCRM, mientras que otros quieren exportar un conjunto completo de transacciones financieras de doble entrada para importar a su software de contabilidad.
CiviCRM atiende a ambos grupos mediante el uso de tipos financieros para ocultar la complejidad de la contabilidad de doble entrada a todos los que no necesitan saberlo, al tiempo que registra esas transacciones para las organizaciones que las necesitan.
Cada tipo financiero está vinculado a una serie de cuentas financieras que pueden rastrear ingresos, activos, tarifas y primas (si corresponde) según sea necesario, como se muestra para los tipos financieros en la siguiente imagen.
Las cuentas financieras deben basarse en el plan de cuentas de su organización. En CiviCRM, a cada contribución se le debe asignar un tipo financiero. Cuando se guarda la contribución, los débitos y créditos correspondientes se registran automáticamente para las cuentas financieras vinculadas a ese tipo de finanzas. (Si está utilizando conjuntos de precios, cada opción en el conjunto de precios podría estar vinculada a un tipo financiero diferente y CiviCRM registrará los débitos y créditos correspondientes para todas las cuentas financieras vinculadas).
Tipos financieros¶
Los tipos financieros estándar incluidos con CiviCRM son el precio de eventos, cuotas de miembros, donaciones y contribuciones de campaña como se muestra en la imagen de arriba, pero puede modificar estas cuentas existentes o configurar nuevos tipos financieros para satisfacer sus necesidades.
Por lo general, necesitará un tipo financiero para cada tipo de ingresos que reciba en CiviCRM y realice un seguimiento en sus cuentas. Si necesita clasificar las contribuciones en distintas categorías como cuotas de socio, donaciones en especie u ofrendas, tener solo un tipo financiero "Donacion" en CiviCRM no le resultará útil, necesitará un tipo financiero llamado "Cuotas de Socio", otro llamado "Donaciones en especie" y otro más llamado "Donaciones recurrentes".
Para crear un nuevo tipo financiero, vaya a Administrar > CiviContribute > Tipos financieros y haga clic en Agregar un tipo financiero.
Cuando crea un tipo financiero con un nombre específico, CiviCRM crea automáticamente una cuenta de ingresos con un nombre similar y la asigna a ella y también cuentas para activos y gastos al nuevo tipo financiero. Si necesita editar las cuentas asignadas a un tipo financiero, puede hacerlo haciendo clic en Cuentas a la derecha del tipo financiero apropiado en Administrar > CiviContribute > Tipos de Financiación. El objetivo detrás de este proceso de dos pasos es simplificar el caso de uso común en el que una organización tiene solo una cuenta bancaria de depósito, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, pero brinda flexibilidad para configuraciones más sofisticadas.
Cuentas financieras¶
Al igual que con los tipos financieros, la lista de cuentas financieras preconfiguradas se adaptará a las necesidades de muchas organizaciones, pero también se puede personalizar si su organización requiere cambios o cuentas adicionales. (Recuerde, cada nuevo tipo financiero agregará una nueva cuenta de ingresos con el mismo nombre).
Puede editar las cuentas financieras en Administrar > CiviContribute > Cuentas financieras.
Los únicos campos obligatorios son Nombre y Tipo de cuenta financiera. Para las cuentas de ingresos, estas se establecen al crear el tipo financiero.
La cantidad de campos que complete estará determinada por su flujo de trabajo.
Si planea exportar transacciones financieras de CiviCRM para importarlas a su software de contabilidad, necesitará el código de contabilidad (sin espacios adicionales o faltantes). Si está utilizando Quickbooks, también necesitará el código de tipo de cuenta.
NOTA: Cambiar el nombre de la cuenta financiera también cambiará el nombre del tipo financiero.
Procesadores de pago¶
CiviCRM le brinda la posibilidad de recibir pagos en línea en su sitio web. Puede recibir pagos de campañas de recaudación de fondos, cuotas de membresía y asistencia a eventos.
Para comenzar a recibir pagos en línea, debe configurar un procesador de pagos que conectará su sitio web a la tarjeta de crédito y banco que procese el pago.
Formas de pago¶
Vaya a Administrar > CiviContribute > Formas de pago para editar las opciones existentes que se pueden usar para las contribuciones o para agregar una nueva opción a través de Agregar formas de pago. Las opciones comunes (tarjeta de crédito, efectivo, cheque, tarjeta de débito) están instaladas de forma predeterminada.
Tarjetas de crédito aceptadas¶
Vaya a Administrar > CiviContribute > Tarjetas de crédito aceptadas para editar las tarjetas de crédito aceptadas o definir una nueva opción a través de Agregar tarjeta de crédito aceptada.
Nota: Si la información de facturación se recopila en el sitio web del procesador de pagos, deberá configurar las tarjetas de crédito / métodos de pago aceptados en ese sitio.
Estado¶
Todas las contribuciones tienen un estado, las más comunes son:
Pendiente (Pagar después) indica una contribución que se ha ingresado pero que el pago aún no se ha recibido. Por lo general, se realiza mediante cheque en papel o electrónico.
Pendiente (incompleta) se ingresó en CiviCRM y se envió al procesamiento en línea. Sin embargo, el pago no se completó en el procesador o aún no se recibió una respuesta del procesador. Las contribuciones atascadas perpetuamente en este estado en CiviCRM pero completadas en el procesador justifican la investigación de las comunicaciones entre los dos sistemas.
Falló se ingresó en CiviCRM y se envió para su procesamiento. Sin embargo, el proceso se rechazó, recibió un error o se devolvió.
Completado ingresado en CiviCRM, pago procesado y respuesta recibida exitosamente.
Otros estados, como En curso, Vencido, Pagado parcialmente, son utilizados por funciones opcionales para pagos parciales y pagos recurrentes automáticos. Es posible cambiar las etiquetas de Estado de contribución en Administrar> Opciones del sistema> Grupos de opciones, pero no se recomienda agregar un estado adicional ya que puede interferir con la validación contable de CiviCRM.
Campos de datos¶
CiviContribute tiene un conjunto de campos predefinidos para rastrear la información de contribución. Si necesita realizar un seguimiento adicional sobre las contribuciones, puede hacerlo definiendo nuevos campos de datos personalizados. Los datos personalizados pueden ser útiles para categorizar aún más sus contribuciones o rastrear información adicional.
Anote toda la información que desea sobre sus contribuciones, incluidos los informes (que se describen más adelante en este capítulo), luego compare sus necesidades de datos con los campos predefinidos de CiviCRM. Una forma fácil de hacer esto es mirar la pantalla para agregar una nueva contribución. Hay muchas funciones útiles integradas en los campos de contribución principales, por lo que no tiene sentido duplicarlos con campos personalizados, pero su organización puede tener necesidades específicas que requieran campos personalizados.
Si necesita crear campos personalizados para satisfacer sus necesidades, lea Creación de campos personalizados.