Automatización de tareas

Si se encuentra tomando las mismas decisiones con regularidad, la mayoría de las veces, CiviCRM puede liberarlo de tener que tomarlas nuevamente. La automatización de tareas administrativas o de rutina, más comúnmente conocidas como flujos de trabajo, requiere bastante trabajo para configurar, pero ahorra una enorme cantidad de tiempo a largo plazo. Para comenzar, tenga en cuenta que cada decisión, sin importar lo arbitraria que pueda parecer, se puede tomar en función de un conjunto de criterios e información que satisfaga esos criterios. Lo ayudaremos a pensar en los criterios que podría estar utilizando para tomar decisiones que CiviCRM podría tomar fácilmente por usted. El segundo paso será encontrar lugares para la información que corresponda con sus criterios en CiviCRM y luego enseñarle a CiviCRM qué acción tomar en respuesta. A continuación se muestra un ejemplo:

Objetivo: Personalizar automáticamente las cartas de agradecimiento

Preguntas de enfoque: ¿Qué cartas edito y qué información agrego? ¿Dónde encuentro la información que se debe agregar? ¿Qué características de CiviCRM pueden ayudar a realizar esta tarea?

Estrategia: Cree tokens personalizados y la función Imprimir / Combinar documento en CiviCRM

Campos personalizados: Nombre, Etiqueta "Trabaja con la organización", Recibo de impuestos desplegable (Sin recibo de impuestos, Recibo de impuestos adicional a crédito blando, Recibo de impuestos a crédito duro), Relación “Conocida por el personal de la organización”

Campos existentes: Carta de agradecimiento enviada, Créditos blandos

Tokens personalizados: Fecha del primer regalo, Tipo financiero, Dirección de crédito blando y Contacto principal

Variaciones en el idioma de la plantilla:

• Incluir / excluir el nombre - basado en el hecho de que el dinero fue donado al fondo o como una donación genérica
• Incluir / Excluir recibo de impuestos - basado en la información si esta contribución es elegible para recibo de impuestos
• Incluir / Excluir invitación para patrocinio - basado en el hecho de que la organización que recibió este correo electrónico era anteriormente patrocinador
• Incluir / Excluir invitación para visitar la oficina, según la dirección del destinatario; si el contacto se encuentra cerca, incluya la invitación.

El objetivo se refiere a qué tarea de rutina le gustaría automatizar. Puede ser: envíeme por correo electrónico un informe de las principales donaciones que la organización recibe cada día, envíe un correo electrónico de recordatorio a cualquier persona que se haya registrado para un próximo evento, recuérdeme cuándo es el momento de hacer un seguimiento con un donante sobre una invitación pendiente para reunirse para almorzar, envíe un aviso de renovación a cualquier persona cuya membresía esté a punto de caducar, o envíe un correo electrónico de recordatorio a cualquier persona que se haya comprometido a hacer 4 donaciones más a su organización. CiviCRM tiene la capacidad de hacer todas estas cosas desde el primer momento. Para obtener más información sobre cómo puede configurar estas tareas, visite los capítulos que tratan la funcionalidad de los componentes de CiviCRM (capítulos como Eventos, Membresía, Contribuciones, Trabajos programados, Informes, etc.).

Pero probablemente hay otras tareas más complicadas que, con un poco de personalización, CiviCRM también podría hacer por usted. Estos pueden incluir el envío de cartas de reconocimiento personalizadas a ciertos donantes o dar a los miembros acceso a contenido exclusivo para miembros, descuentos, correos y otros beneficios en su sitio.

Responder a preguntas de enfoque requerirá reflexión e investigación. Intente articular qué información le ayuda a darse cuenta de que esta persona, donación u organización merece un trato diferente. Tal vez este individuo sea conocido por alguien en su organización, tal vez esta donación solicite un lenguaje único en su carta de reconocimiento, tal vez este voluntario solo quiera escuchar acerca de oportunidades para apoyar un programa en particular.

Cuando toma la decisión de darle a alguien un tratamiento diferente, ¿tiene que buscar información adicional? Por ejemplo, ¿tiene que encontrar el nombre de un cónyuge o la dirección de la empresa de alguien? Escriba la información que agrega o el idioma que cambia. Si está familiarizado con la redacción de declaraciones condicionales, intente explicar su proceso de toma de decisiones en el siguiente formato:

Si el campo Nombre del cónyuge no está vacío, incluya el nombre del cónyuge en la línea de dirección

Si el monto de la última contribución es superior a 10,000 y la ciudad está dentro del código postal Rango de código 28001 a 28044, incluya como última línea en el párrafo inicial: "Parece que está en el barrio. ¿Le gustaría pasar por la oficina para hablar más sobre nuestro trabajo y conocer al personal?"

CiviCRM tiene innumerables funciones que pueden usarse para ayudar a automatizar tareas simples. A veces, la parte más difícil es encontrarlos. Los estudios de caso disponibles en civicrm.org pueden presentarle cómo otras organizaciones están usando CiviCRM y los capítulos posteriores de este manual describen qué funciones están disponibles y cómo puede comenzar a usarlas. Si está trabajando en la interfaz CiviCRM, las pequeñas burbujas de diálogo también pueden ser una excelente fuente para obtener más información sobre las capacidades que ofrece cada campo. Para crear un flujo de trabajo complicado, en última instancia, querrá unir varias de estas funciones.

Lo más probable es que tenga que crear campos personalizados y tokens personalizados para lograr su objetivo. Una vez que haya planificado qué tarea desea automatizar y cómo, cree campos personalizados desde la Consola del administrador. Cree campos personalizados con cuidado. Siempre es fácil elegir un campo de texto, pero puede ser imposible usarlos más adelante en informes o búsquedas porque todos ingresan la información de manera diferente. Es mejor crear campos que tengan respuestas predefinidas para que los errores ortográficos no sean un problema. CiviCRM, junto con cualquier programa, es excelente para ejecutarse sobre la base de hechos bien definidos. No son tan buenos para comparar dos hechos que parecen iguales, incluso si la diferencia es solo una letra en una palabra escrita de manera diferente. También puede querer crear varios botones de opción Si / No para capturar un conjunto de datos que podrían funcionar mejor como un menú desplegable.

Para ser un buen administrador de bases de datos, no es necesario que comprenda todo sobre las bases de datos relacionales. Sin embargo, puede ser útil comprender la estructura subyacente de su sistema para comprender algunas de las consecuencias relacionadas con esa estructura.

Por ejemplo, podría preguntarse por qué no se puede crear una relación de amistad entre dos organizaciones. Las organizaciones pueden ser socios, pero si se le dijo a la base de datos que sólo reconociera el tipo de relación "amigo" entre dos individuos, esa restricción en la base de datos no le permitirá usar libremente la relación "amigo" para las organizaciones. 

CiviCRM viene con varios informes predefinidos que deberían cubrir la mayoría de sus necesidades, pero las búsquedas más complicadas pueden requerir la creación de informes personalizados.