Registros¶
CiviCRM mantiene registro de los diversos cambios que se realizan en los contactos, membresías, etc. Cada contacto tiene una pestaña de registro de cambios que se completa cada vez que se agrega o edita un contacto. El registro de cambios muestra quién y cuándo se realizó el cambió. Estos registros se encuentran activados de forma predeterminada, y muchos usuarios lo encuentran lo suficientemente detallado.
Sin embargo, una pieza clave que falta es la información sobre lo que se cambió. El registro detallado agrega información sobre lo que ha cambiado y proporciona muchas otras características.
Registro detallado¶
Cuando está habilitado, el registro detallado rastrea todos los cambios realizados en los datos en CiviCRM. Cada vez que se actualiza algo, CiviCRM toma nota de:
- cuál era el valor anterior
- cuál es el valor posterior
- cuándo se hizo el cambio
- quién hizo el cambio
Cuando active el registro detallado, la pantalla se verá similar a la siguiente. Al hacer clic en actualizar en el lado izquierdo, se mostrarán los detalles del cambio.
Este registro se extiende a casi todos los datos que existen en CiviCRM, incluidos sus contactos, membresías, eventos, etc., y también todos los 'metadatos' en su instalación, como tipos de actividad, tipos de casos, tipos de contribución, etc.
Con el registro detallado activado, cualquier cambio realizado en sus datos se puede revertir, lo que significa que puede preocuparse menos por los cambios no deseados en los datos y si los realiza el personal administrativo o los contactos que interactúan a través de su sitio web, ya sea de forma maliciosa o accidental.
Como puede imaginar, registrar todos los cambios en la base de datos puede resultar en la recopilación de una gran cantidad de datos y tendrá un pequeño impacto en el rendimiento de su base de datos. Por esta razón, desactivamos el registro de forma predeterminada en CiviCRM y permitimos que las personas lo activen si lo requieren. Antes de decidir si desea activar el registro, es posible que desee ver otras formas en las que ocurre el registro basado en el tiempo en CiviCRM.
Actividades vs. Registros¶
El uso de actividades para registrar datos en CiviCRM suele ser útil como alternativa a los registros. Dado que cada actividad ocurre en un momento específico, puede ver la pestaña de actividad en un registro de contacto como un registro de cambios en ese contacto a lo largo del tiempo. Esto no sugiere que cada vez que haga un cambio en un contacto en CiviCRM se deba registrar una actividad. Más bien, en algunos casos de uso, los datos recopilados en el registro de actividad proporcionan un registro suficientemente bueno de los cambios en los contactos a lo largo del tiempo, y complementarlo con algunas actividades registradas manualmente puede satisfacer adecuadamente las necesidades de registros.
Registros de membresías¶
De manera similar a las actividades, una membresía se convertirá, con el tiempo, en un registro histórico de la misma, junto con un registro de las contribuciones que se destinaron a dicha membresía y las renovaciones, ventas, etc. Puede ser que este registro cumpla con sus necesidades, y no sea necesario activar el registro detallado.
Reverting changes¶
Uno de los grandes beneficios de activar el registro detallado es la capacidad de revertir cualquier cambio que realice en sus datos. Para muchos campos de contacto, se facilita creando un botón de "revertir" en la parte inferior de la pantalla que muestra los detalles del cambio.
Esta pantalla no está disponible para todos los cambios de contacto, sin embargo, los datos aún se están grabando detrás de escena. En caso de ser necesario revertir datos que no se pueden revertir a través de la interfaz de usuario, se deberá comunicar con el administrador de su sistema u obtener ayuda de alguien que esté familiarizado con la funcionalidad de registro detallada de CiviCRM.