Enviament de rebuts i cartes d'agraïment¶
Rebuts¶
Els donants que fan contribucions mitjançant un formulari en línia reben automàticament, per correu electrònic, un rebut pel seu pagament en cas que hagin escollit aquesta opció durant la configuració de la pàgina de contribució. Si voleu enviar o reenviar posteriorment un rebut, ho podeu fer editant la contribució i marcant l'opció Enviar rebut?. El rebut s'enviarà després de clicar Desar.
Podeu enviar rebuts fora de línia a múltiples contactes a la vegada a través de la cercaCerca contribucions. Un cop seleccionats els contactes, seleccioneu Rebuts - imprimir o enviar per correu en el selector d'accions.
Podeu triar l'opció d'enviar els rebuts per correu electrònic o crear rebuts en PDF per enviar-los per correu als donants.
Per defecte, l'enviament per correu electrònic o la creació de rebuts en PDF actualitzaran la data del rebut per a totes les contribucions seleccionades, però podeu mantenir la data d'enviament existent en cas necessari. També podeu ignorar l'opció No enviar correu electrònic per a què s'enviï un rebut a tots els contribuents.
El rebut de contribució estàndard conté informació limitada. El podeu personalitzar, però això requereix coneixements d'Smarty. També es poden enviar rebuts fora de línia mitjançant el sistema de cartes d'agraïment.
Cartes d'agraïment¶
És possible enviar cartes d'agraïment als donants de campanyes específiques informant-los de l'import total recaptat. També podeu enviar un rebut a cada contacte al final de l'any fiscal, informant de les deduccions fiscals de les contribucions realitzades al llarg de l'any. Aquestes dues opcions, entre d'altres, estan disponibles mitjançant la funcionalitat de "Cartes d'agraïment per Contribucions". Aquesta acció està disponible des de la pàgina de resultats de cerca de contribucions (no de contactes). Els passos per fer-ho són:
- Utilitzant Cerca contribucions o la Cerca avançada amb l'opció Contribucions seleccionada al desplegable Mostra resultats com a per a la cerca.
- Seleccionar les contribucions per a l'enviament de cartes d'agraïment o rebuts combinats.
- Escollir l'acció Cartes d'agraïment - imprimir o enviar correu electrònic.
Es mostrarà el següent missatge:
- Escollir Actualitzar les dates d'agraïment per aquestes contribucions o Actualitzar les dates de rebut per aquestes contribucions. The current date will be entered into the appropriate field.
- Hi ha tres Opcions d'impressió i correu electrònic autoexplicatives:
- Generar PDFs per imprimir (només)
- Enviar correus electrònics quan sigui possible. Generar PDFs per a contactes que no poden rebre correus electrònics.
- Enviar correus electrònics quan sigui possible. Generar PDFs per a tots els contactes.
- Algunes persones poden haver fet més d'una contribució. Per enviar una carta per cada contribució, cal seleccionar l'opció "no agrupar-" al selector Agrupar contribucions per. Alternativament, podeu escollir mostrar les dades de múltiples contribucions del mateix contacte al cos de la carta. Hi ha cinc opcions d'"agrupar per".
- Separador (contribucions agrupades) només és aplicable si s'ha seleccionat alguna opció diferent de - no agrupar - per a les contribucions. Aquestes opcions s'expliquen amb més detall més endavant a Cartes d'agraïment de contribucions agrupades.
- Comprobar la configuració de Format de pàgina.
- Podeu fer servir una plantilla existent, crear una carta d'un sol ús o crear una nova carta i desar-la com a nova plantilla. Tokens i combinació de correspondència i Comunicaciones per correu postal ofereixen més informació sobre la creació de plantillas de cartes.
- Clicant sobre Fer cartes d'agraïment, es generaran les cartes i es crearà una acció per cada carta amb l'Assumpte especificat.
Cartes d'agraïment de contribucions agrupades¶
Podeu enviar rebuts de declaracions tributàries als vostres contactes si trieu una opció diferent de -no agrupar- en el camp Agrupar contribucions per.
En una instalació estàndard de CIVICRM, les cartes que es poden generar agrupant les contribucions són força rudimentàries.
Si trieu la Coma com a Separador, els imports de les contribucions i/o dates aniran una rere l'altra separades per comes. Per exemple, "Gràcies per la seva generosa aportació de {contribution.total_amount} rebuda el {contribution.receive_date} respectivament." es mostrà com "Gràcies per les seves generoses aportacions de 100,00€, 150,00€, 325,00€ rebudes el 3 de gener de 2015, el 5 de març de 2015, el 16 de maig de 2015 respectivament."
Si trieu Cel·la de taula com a Separador, cada contribució es mostrarà en una columna. Per exemple:
es mostrarà com:
Aquest format és adequat si només s'han rebut unes poques contribucions al llarg de l'any, però la taula pot arribar a ser més ampla que la pàgina en cas de contribucions mensuals, quinzenals o setmanals.
En cap cas es pot mostrar a la carta l'import anual de contribucions.
Per incloure a la carta l'import anual de les contribucions i per generar una carta més adient per mostrar diverses contribucions d'una mateixa persona, es pot habilitar la funcionalitat Smarty per als correus electrònics (http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Smarty+in+mail+templates).
Un cop fet això, podeu incloure l'import anual de les contribucions
fent servir el token {$contribution_aggregate}.
Per exemple, si el codi HTML de la teva carta és:
<p>Dear {contact.first_name}</p>
<p>Thank you for donating ${$contribution_aggregate} to help the arts during the 2014 financial year</p>
<p>Your donation is tax deductible and the details are given below.</p>
<p>with appreciation for your generosity,</p>
<p>the CEO</p>
<table class="table" style="width: 500px;" border="1" cellspacing="0" cellpadding="2" align="left">
<tbody>
<tr>
<th>Date</th>
<th>Amount</th>
<th>Receipt Number</th></tr>
<!--
{foreach from=$contributions item=contribution} {assign
var="date" value=$contribution.receive_date|date_format:"%d %B
%Y"}
-->
<tr>
<td>{$date}</td>
<td>{$contribution.total_amount}</td>
<td>{$contribution.id}</td>
</tr>
<!--
{/foreach}
--></tbody>
</table>
