Conceptes clau i configuracions¶
Aquesta secció explica els conceptes clau que fonamenten el CiviContribute i esboça la configuració a alt nivell necessària per al seu ús.
Abans de començar és útil llistar els tipus de contribucions que rep la vostra organització (o que li agradaria rebre) i identificar en quin d'aquests voleu fer un seguiment utilitzant el CiviCRM.
Tipus financers, comptes financers i codis de comptabilitat¶
Les organitzacions que utilitzen CiviCRM tenen diferents necessitats en termes d'informes financers. Algunes tan sols volen conèixer el total de donacions o de socis entrants registrats en el CiviCRM mentre d'altres volen ser capaces d'exportar un conjunt complet de partides dobles de transaccions financeres per importar-les en els seus programes de comptabilitat.
CiviCRM possibilita a tots dos grups, mitjançant l'ús dels Tipus financers, ocultar la complexitat de la comptabilitat de partida doble a qualsevol que no necessiti saber-ne res, i a la vegada continuar registrant aquestes transaccions per a les organitzacions que les necessitin.
Cada tipus financer es vincula a un número de comptes financers que poden fer el seguiment d'ingressos, actius, taxes i recompenses (si aplica) com sigui requerit tal com es mostra pels quatre tipus financers de la següent imatge.
Els comptes financers haurien d'estar basats en la taula de comptes de la vostra organització. A CiviCRM cada contribució s'ha d'assignar a un tipus financer. Quan la contribució és desada, els crèdits i dèbits corresponents es registren automàticament pels comptes financers vinculats al tipus financer. (Si estu utilitzant conjunts de preus, cada opció en el conjunt de preus pot ser vinculada a un tipus financer diferent i el CiviCRM seguirà registrant els dèbits i crèdits corresponents per tots els comptes financers vinculats.)
Haurieu de consultar el comptable o administrador de la vostra organització abans de configurar per primera vegada o modificar els tipus financers o comptes financers existents.
Tipus financers¶
Els tipus financers estàndards inclosos en el CiviCRM són les quotes d'esdeveniments, les quotes de membres, les donacions i les contribucions de campanyes tal com es mostra a la imatge de sota, però podeu modificar els comptes existents o configurar nous tipus financers per adaptar-los a les vostres necessitats.
En general necessitareu un tipus financer per a cada tipus d'ingrés que rebeu en el CiviCRM i del que en feu seguiment en els vostres comptes. Per tant, si doneu compte de donacions de campanyes de desgravació d'impostos, donacions de festes solidàries i donacions recurrents de manera separada, llavors, tenir únicament un tipus financer "Donatius" en el CiviCRM no serà suficient, necessitareu un tipus financer "Campanyes de desgravació", un altre "Festes solidàries" i encara un altre "Donatius recurrents".
Per crear un nou tipus financer navegueu a Administra > CiviContribute > Tipus financers, i clicar a Afegeix un tipus financer
Quan creeu un tipus financer amb un nom específic, el CiviCRM crearà automàticament un compte d'ingressos amb nom similar i l'assignarà junt amb els comptes per defecte d'actius, despeses i cost de vendes al nou tipus financer. Si necessiteu editar els comptes assignats a un tipus financer, ho podeu fer clicant a Comptes a la dreta del tipus financer corresponent a Administra > CiviContribute > Tipus financers. L'objectiu d'aquest procés de dos passos és el de simplificar el cas comú on una organització només té un únic compte de dipòsit bancari, un únic compte per cobrar i un únic compte per pagar, però proporciona la flexibilitat per configuracions més sofisticades.
Tingueu en compte que podeu utilitzar CiviCRM's el sistema de permissos basat en rols per controlar l'accés dels usuaris a la informació de les contribucions definint els Permissos de tipus financer.
Comptes financers¶
De la mateixa manera que amb els tipus financers, la llista dels comptes financers preconfigurats s'ajustarà a les necessitats de gran part de les organitzacions però pot ser personalitzat si la vostra organització requerix canvis o afegits. (Recordeu, cada tipus financer nou afegirà un nou compte d'ingressos amb el mateix nom.)
Podeu editar els comptes financers a Administra > CiviContribute > Comptes financers.
Els únics camps requerits són el Nom i Tipus de compte financer. Pels comptes d'ingressos aquests seran definits quan creeu el tipus financer.
Quants dels altres camps empleneu dependrà del vostre flux de treball. Si teniu previst exportar les transaccions financeres del CiviCRM per importar-les en el vostre programa de comptabilitat necessitareu el codi comptable (sense espais extra o sobrants). Si utulitzeu Quickbooks necessitareu també el codi de tipus de compte.
Note
Si es modifica el nom del compte financer es modificarà també el nom del tipus financer.
Processadors de pagament¶
El CiviCRM us proporciona la possibilitat de fer pagaments en línia en el vostre lloc web. Podeu fer pagaments per diferents raons incloent campanyes de captació de fons, quotes de membres i assistència a esdeveniments.
Per començar a fer pagaments en línia necessiteu configurar un processador de pagaments que connectarà el vostre lloc web amb la targeta de crèdit i amb la infraestructura bancària que en realitat processa el pagament.
Mètodes de pagament¶
Navegueu a Administra > CiviContribute > Mètodes de pagament per editar les opcions existents que poden ser utilitzades pels contribuents o per afegir una nova opció a partir de Afegeix mètodes de pagament. Les opcions més comunes - targeta de crèdit, efectiu, xec, targeta de dèbit i transferència bancària - es troben instal·lades per defecte. Haureu de confirmar amb el vostre administrador o comptable per confirmar que cada mètode de pagament es troba vinculat a l'actiu comptable correcte.
Targetes de crèdit acceptades¶
Navegueu a Administra > CiviContribute > Targetes de crèdit acceptades per editar les targetes de crèdit existents acceptades o definiu una nova opció a través de Afegeix targetes de crèdit acceptades.
Note
Si la informació de facturació es recull en el lloc web del processador de pagament llavors necessitareu configurar les targetes de crèdit i mètodes de pagament acceptats en aquest lloc.
Estat¶
Totes les contribucions tenen un estat, els més comuns són:
Pendent (Pagament diferit) indica que una contribució que ha estat introduïda però no pagada encara no s'ha rebut. Generalment per xecs en paper o electrònics.
Pendent (Incompleta) ha estat introduïda al CiviCRM i enviada al processat en línia. No obstant, el pagament no s'ha completat en el processador, o la resposta del processador encara no s'ha rebut. Les contribucions que quedin perpetuament en aquest estat en el CiviCRM però quedin completades en el processador requereixen una investigació de les comunicacions entre els dos sistemes.
Fallida ha estat introduïda en el CiviCRM i reenviada per processar. Malgrat això, el procés ha estat declinat, refusat o ha rebut un error i ha retornat aquest resultat al CiviCRM.
Completada introduïda al CiviCRM, pagament processat i resposta rebuda satisfactòriament.
Altres estats com En progrés, Vençuda, Parcialment pagada són utlitzats per funcionalitats opcionals per a pagaments parcial i pagaments recurrents automatitzats. Es possible modificar els noms dels estats de contribució a Administra > Configuració del sistema > Grups d'opcions però no es recomana afegir estats addicionals en la mesura que pot interferir amb la validació contable al CiviCRM.
Necessitat de dades i camps¶
CiviContribute té un conjunt de camps predefinits per fer el seguiment de la informació de les contribucions. Si necessiteu fer el seguiment de més informació sobre contribucions, ho podeu fer definint nous camps personalitzats de dades. Les dades personalitzades poden ser útils per categoritzar amb més profunditat les vostres contribucions o fer el seguiment d'informació addicional.
Escriviu tota la informació sobre la que voleu fer un seguiment de les vostres contribucions, incloent els informes (descrits més tard en aquest capítol), llavors compareu les vostres necessitats d'informació amb els camps de CiviCRM predefinits. Una manera senzilla de fer això és mirar la pantalla per afegir una nova contribució. Moltes funcionalitats útils estan construïdes en els camps de contribució del nucli amb la qual cosa no té sentit duplicar-les amb camps personalitzats, però la vostra organització pot tenir necessitats específiques que requereixin de camps personalitzats.
Si necessiteu crear camps personalitzats per satisfer les vostres necessitats, llegiu Creació de camps personalitzats.