Comunicacions per correu postal¶

Aquest capítol tracta les diferents maneres en que CiviCRM ajuda amb el correu postal i les campanyes de correu postal. Us serà d'ajuda si teniu coneixements sòlids en funcions de cerca en el CiviCRM, com també de camps personalitzats, activitats, perfils i com realitzar combinacions de correspondència utilitzant eines de processament de text.

Planificació de l'enviament de correu¶

Abans de començar qualsevol activitat de comunicació, preneu-vos el temps per identificar els objectius i planificar els passos a seguir. Per als nostres propòsits, hi ha algunes qüestions claus a fer-se abans d'enviar els correus postals.

Quin tipus d'enviament de correu enviareu als vostres constituents?
Els enviaments de correu s'enviaran sempre a tothom que es trobi a la base de dades o es dirigiran freqüentment a un seleccionat grup de contactes?
Com us voleu adreçar als destinataris (p.ex "Estimada Jane" o "Estimada Jane Doe")?

Hi ha tres maneres en que podeu utilitzar el CiviCRM per als enviaments postals:

Generació d'etiquetes: imprimiu etiquets d'adreces estàndards quan no hagueu de personalitzar el contingut, per exemple per enviar una fulletó imprès.
Exportació de contactes i combinació de correspondència mitjançant una eina externa (com ara LibreOffice o Microsoft Word). Consulteu el capítol sobre Exportació anterior a aquesta secció per instruccions detallades d'exportació.
Utilització de la funció Imprimeix/Combina un document de CiviCRM per fer la combinació directament en el CiviCRM (vegeu més a vall per saber més).

Moltes organitzacions no lucratives dels Estats Units necessiten organitzar els destinataris d'un enviament de correus en funció del codi postal per propòsits d'enviaments massius. Si això també succeeix a la vostra organització, és recomanable que creeu les etiquetes per l'enviament utilitzant un processador de textos on pugueu controlar l'ordre de classificació, en comptes que ho faci el CiviCRM. Podeu utilitzar el mateix full de càlcul per a la combinació de correspondència.

Salutacions¶

Podeu configurar un format de salutació postal específica per a cada contacte. Hi ha diverses opcions des de les més informals com "Estimat John", fins a les més formals com "Benvolgut Sr. John Doe". També podeu introduir una salutació personalitzada ("Molt honorable"). Les salutacions postals es poden editar en la secció de Preferències de comunicació del formulari d'edició del contacte. Si necessiteu definir o reiniciar les salutacions postals massivament, consulteu el capítol Tasques Programades en aquesta secció i la documentació a la wiki a:

http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Update+Greetings+and+Address+Data+for+Contacts

Imprimeix/Combina un document¶

CiviCRM proporciona eines per crear cartes combinades directament des de l'interfície. Podeu inserir tokens que representin camps de la base de dades en la vistra carta, opcionalment desar-les com a plantilles i exportar-les a format PDF, HTML, Word (.docx) o Open Document (.odt).

Per crear la carta:

Realitzeu una cerca (per exemple Cerca > Cerca contactes, Cerca > Cerca avançada, o una Cerca personalitzada). Si el que voleu és imprimir cartes per a membres o per algun grup, aneu a Contactes > Gestiona grups i cliqueu a "Contactes" al costat del grup en qüestió.
Inseriu el criteri de cerca i cliqueu Cerca (no és aplicable si utilitzeu un grup).
Seleccioneu els contactes que voleu que rebin la carta.
Des de les accions del menú desplegable, escolliu Imprimeix/combina un document.
Opcionalment seleccioneu una plantilla per utilitzar com a base de la vostra carta. Podeu associar també de manera opcional la carta amb una Campanya.
Reviseu les seleccions al Format de pàgina i realitzeu els ajustos necessaris. Aquí és on definireu la mida de la pàgina, els marges i l'orientació de la pàgina.
Inseriu el text i realitzeu ajustos de format en l'editor WYSIWYG. Podeu també inserir fitxers d'imatge com ara el logotip de la vostra organització o una signatura. Cliqueu en el cos de la carta allà on vulgueu que aparegui la imatge i cliqueu a la icona de la imatge.
Podeu personalitzar la carta utilitzant tokens Els tokens són marcadors que seran reemplaçats pel valor del camp per cada un dels contactes seleccionats. Per exemple, Salutacions postals és un token que s'utilitza sovint per a aquestes situacions. Cliqueu en el cos de la carta on vulgueu que s'insereixi el token. Després cliqueu al desplegable Insereix tokens ubicat sobre de la carta a dalt a la dreta i seleccione el token que necessiteu.
Decidiu si la carta serà reutilitzada en un futur i si cal desar-la com una plantilla nova. Si la carta ja va ser desada en una plantilla tindreu la opció d'actualitzar la plantilla existent. La possibilitat de desar la carta com a plantilla és una manera poderosa de racionalitzar els fluxos de treball futurs.
Seleccioneu el format de sortida desitjat. Actualment el CiviCRM ofereix suport per les opcions de format: PDF, HTML, MS Word (.docx) i Open Document (.odt). En funció de com de complex sigui el contingut de la vostra carta, trobareu que alguns formats s'ajusten millor en estructura i disseny que d'altres.
Cliqueu Descarrega el document per generar les cartes. En funció de la configuració del vostre navegador, es pot obrir una finestra emergent preguntant-vos on us agradaria desar el fitxer, o bé se us preguntarà on desar el fitxer immediatament. Un cop finalitzada la descarrega, reviseu-ho per assegurar-vos que el format és l'esperat. La finestra es mantindrà oberta, permetent-vos continuar fent ajustos al contingut de la carta i regenerar-la.

Consells:

Podeu utilitzar aquesta característica per qualsevol tipus de document, no només cartes. Per exemple, podeu utilitzar-lo per a imprimir certificats d'assistència d'un taller.
La generació d'un gran nombre de cartes pot suposar un ús intensiu de recursos, en particular quan s'utilitza l'opció PDF. Si us trobeu en aquest cas, considereu d'implementar l'eina alternativa de generació de PDF wkhtmltopdf, que escala millor per a volums grans que no pas l'eina per defecte. Visiteu Administra > Misc > Camí a l'executable wkhtmltopdf pels detalls de com implementar aquesta eina.
L'acció d'Imprimeix/Combina un document està també disponible des del seleccionable d'accions en la fitxa del contacte i es pot utilitzar per contribucions seleccionant l'acció Cartes d'agraïment en els resultats d'una cerca després d'utilitzar una Cerca de contribucions.

Generació d'etiquetes de correu¶

Generar etiquetes de correu és una funcionalitat molt senzilla i útil.

Feu la cerca per seleccionar els contactes als quals us vulgueu dirigir.
Escolliu Etiquetes de correu des del menú desplegable Accions.
Seleccioneu l'estil etiqueta de correu.
Determineu si voleu excloure a gent que tingui marcada l'opció "No enviar correus postals" en les seves opcions de privacitat (marcat per defecte i recomanat), i si voleu combinar qualsevol registre amb la mateixa adreça de correu postal en una única etiqueta.

Aquesta darrera opció és molt útil quan esteu fent un enviant de correus a llars o organitzacions on no voleu que rebin correus duplicats. Quan els registres es combinen, cada nom amb la mateixa adreça es llista en una línia separada en l'etiqueta.

L'administrador del sistema pot configurar els camps que s'inclouen en les etiquetes de correu. Llegiu la informació de configuració de les opcions d'adreces en el capítol de Contactes per saber més pel que fa a aquestes opcions.