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CiviCRM Ressourcenverwaltung (de.systopia.resource)

Einleitung

Die Verwaltung von Ressourcen in CiviCRM erfordert oft individuelle Konfigurationen und Tools. CiviVolunteer bietet einige passende Features, hat aber auch vordefinierte Workflows, die schwer anzupassen oder zu erweitern sind. Die Verwendung von physischen Ressourcen war schon immer kompliziert - wir haben viele Kontaktunterarten gesehen, die "Projektor" "Raum" usw. heißen.... Vor allem Freiwilligenorganisationen müssen in der Lage sein, die Qualifikationen ihrer Unterstützerinnen im Detail zu verfolgen und Möglichkeiten für die Einsätze von Freiwilligen zu verwalten. Engagementmöglichkeiten können eine Reihe von Ressourcen erfordern (sowohl personelle als auch materielle Ressourcen). Wenn man zum Beispiel eine Veranstaltung organisiert, benötigt man eine bestimmte Anzahl von Helferinnen, medizinisches Personal, ein Fahrzeug, Projektoren und vieles mehr. Da dies je nach Anwendungsfall und Größe der Organisation ziemlich komplex werden kann haben wir das hier vorgestellte Framework geschaffen. Es ermöglicht das Managen von Ressourcenbedarfen, Ressourcen und ihren Verfügbarkeiten und bietet Mechanismen für deren Matching. Diese Erweiterung kann einzeln verwendet werden, aber für viele Anwendungsfälle kann es sinnvoll sein, sie mit anderen unten beschriebenen Erweiterungen zu integrieren. Die Erweiterung ist lizenziert unter [AGPL-3.0] (https://github.com/systopia/de.systopia.resource/blob/master/LICENSE.txt) .

Umfang & Funktionen

Ressourcenmanagement-Erweiterung

Die Haupterweiterung bietet eine Benutzeroberfläche, um Ressourcen und Bedarfe zu definieren und einen Algorithmus, um diese zu matchen. Wenn eine Ressource einem Bedarf zugewiesen wird, wird sie für die angegebene Zeitspanne geblockt. Es können auch allgemeinen Verfügbarkeitsbeschränkungen für Ressourcen hinterlegt werden (z.B. Urlaube). Für jeden Ressourcenbedarf können Bedingungen angegeben werden, insbesondere in welchem Zeitrahmen die Ressource benötigt wird, aber auch andere Bedingungen wie Gruppen, denen die Ressource angehören muss, und vieles mehr. Die Erweiterung schlägt Ressourcen vor, die den definierten Bedarfen entsprechen, und ermöglicht es, diese einander zuzuweisen. Auch einige Funktionen zur Onlineintegration sind bereits implementiert (v.a. das Einladen von Kontakten zur Teilnahme an einer passenden Gelegenheit) - vieles mehr ist für die Zukunft geplant.

Entity Construction Kit

Diese Erweiterung ermöglicht es, benutzerdefinierte Entitäten über die Benutzeroberfläche von CiviCRM zu erstellen und Entitäten benutzerdefinierte Felder zuzuweisen. Im Zusammenhang mit der Ressourcenverwaltung benötigt man sie nur, wenn physische bzw. "nicht-CiviCRM-Kontakt-Ressourcen" verwalten werden sollen wollen. Für diesen Fall würde man einen benutzerdefinierten Entitätstyp und/oder Untertypen für jede Ressourcenkategorie erstellen, die man verwalten möchten.

Search Kit

Das Search Kit ist eine CiviCRM (Core-)Erweiterung und erlaubt es, diverse Suchen, Listenansichten und vieles mehr zu erstellen. Da das Entity Construction Kit selbst nur eine begrenzte Benutzeroberfläche bietet, muss man das Search Kit verwenden, um benutzerdefinierte Entitäten zu finden, zu erstellen und zu bearbeiten. Wenn man nur Kontaktressourcen verwaltet, benötigt man das Search Kit nicht unbedingt, aber es kann ggf. helfen, deutlich bessere Suchen und Ansichten zu erstellen.

Ressourcen-CiviEvent-Integration

Vereinfacht gesagt erstellt diese Erweiterung immer eine spezielle Event-Anmeldung, wenn eine Ressource einem Bedarf zugewiesen wird uns sychronisiert diese. Es wird also der Status der Anmeldung geändert, wenn die verknüpfte Ressourcenzuweisung bearbeitet wird bzw. die Ressourcenzuweisung geändert wenn die Anmeldung bearbeitet wird. Diese Erweiterung ist nicht erforderlich, aber in vielen Fällen sehr nützlich. Dadurch dass man eine Anmeldung für jede Ressourcenzuweisung hat, kann man bspw. viele Kernfunktionen (wie Suchen und Berichte zum Filtern von Zuordnungen) nutzen, für die Sie sonst benutzerdefinierte Funktionen verwenden müssten. Darüber hinaus kann man zudem auf die ständig wachsende Anzahl von Erweiterungen für CiviEvent zurückgreifen wie [Event Messages] (https://github.com/systopia/de.systopia.eventmessages), [Event Invitation] (https://github.com/systopia/de.systopia.eventinvitation), [Event Checkin] (https://github.com/systopia/de.systopia.eventcheckin) oder [Remote Events] (https://github.com/systopia/de.systopia.remoteevent). Dies ist besonders nützlich, wenn man plant, Onlineintegrationen für Freiwillige anzubieten.

Einladungserweiterung

Diese Erweiterung ermöglicht es, Kontakte in CiviCRM zu einer Veranstaltung einzuladen und bietet ein einfaches Feedback-Formular, in dem die Kontakte wählen können, ob sie teilnehmen möchten oder nicht. Wenn man die Erweiterung " Ressourcen-CiviEvent-Integration" verwendet, erweitern sich die möglichen Anwendungsfälle und man kann bspw. Kontakte /Freiwillige zur "Teilnahme als Ressource" für einen bestimmten Bedarf einladen. Man benötigen diese Erweiterung nur, wenn man diese Funktion nutzen möchte.

Anmerkungen & Einschränkungen

Die Architektur der Erweiterung wurde mit Blick auf ziemlich komplexe Anwendungsfälle entwickelt, aber wir haben versucht, sie so zugänglich wie möglich für weniger komplizierte Szenarien zu machen. Derzeit können die UI-Funktionen nur in Kombination mit CiviEvent verwendet werden. Es ist gut möglich, dass in Zukunft alle oder einige Funktionen auch eigenständig verfügbar gemacht werden. Wir planen derzeit eine zweite Projektphase, die sich voraussichtlich auf die Onlineintegration unter Verwendung der Funktionen von [Remote Events] (https://github.com/systopia/de.systopia.remoteevent) und [Remote Tools] (https://github.com/systopia/de.systopia.remotetools) und die Integration mit Drupal9 unter Verwendung von [CiviMRF] (https://github.com/CiviMRF/cmrf_core), [CiviRemote & CiviRemote Events] (https://github.com/systopia/civiremote) konzentrieren wird. Lass uns wissen, wenn Du daran interessiert bist, teilzunehmen!

Konfiguration/Verwendung

Wir beziehen uns hier sowohl auf die Haupterweiterung für das Ressourcenmanagement als auch auf die "Ressourcen-CiviEvent-Integration". Für die Konfiguration / Verwendung der anderen oben genannten Erweiterungen sollte man sich auf die jeweilige Dokumentation beziehen. Nach der Installation der Haupterweiterung ist keine weitere Konfiguration erforderlich. Für den Fall, dass die "Ressourcen-CiviEvent-Integration" genutzt wird, finden scih im Folgenden weitere Informationen zur Konfiguration und Verwendung.

Kontakte als Ressourcen verfügbar machen

Zunächst muss man die gewünschten Kontakte als (menschliche) Ressourcen verfügbar machen. Man kann dies für einen einzelnen Kontakt tun, indem man zum Reiter "Ressourcenzuweisung" navigiert, auf "Ressource erstellen" klickt und eine Ressourcenbezeichnung sowie den Ressourcentyp angibt. Man kann dies auch mit der Massenaktion "Als Ressource verfügbar machen" aus einem beliebigen Suchergebnis heraus tun.

RessourcenBedarfe definieren und verwalten

In der Konfigurationsoberfläche jedes CiviCRM-Events, findet sich nun ein neuer Reiter "Ressourcen". Derzeit ist dies der einzige Ort, an dem man Ressourcenbedarfe definieren kann. Beim Hinzufügen eines Bedarfs, wählt man seinen Typ und Bezeichnung sowie die Anzahl der benötigten Ressourcen. Nach dem Hinzufügen eines Bedarfs ist es in aller Regel ratsam, eine Bedingung zu erstellen, indem man* auf "Ändern" in der Spalte "Bedingungen" klicken. Bedingungen zur Verfügbarkeit legen den Zeitraum fest, in der die Ressource(n) benötigt werden. Diese kann absolut oder relativ zum Start- und Enddatum des Ereignisses sein. Vorsicht - wird keine Bedingung zur Verfügbarkeit angeben, werden zugewiesene Ressourcen auf unbestimmte Zeit geblockt und stehen nicht für andere Bedarfe zur Verfügung! Man kann auch andere Bedingungen hinzufügen, die erfüllt sein müssen, um Ressourcen zuzuweisen/zu matchen, z.B. dass die Kontakte einer bestimmten Gruppe angehören oder ein bestimmtes Tag haben müssen.

Einschränkungen der Ressourcenverfügbarkeit

Einem Bedarf zugewiesene Ressourcen sind nicht für sich zeitlich überschneidende Bedarfe verfügbar bzw. werden nicht für diese vorgeschlagen. Darüber hinaus können für jede Ressource allgemeine Verfügbarkeitsbeschränkungen (z. B. Urlaub / sonstige Abwesenheit) im Reiter Ressourcenzuweisungen angegeben werden. Diese allgemeinen Beschränkungen verhindern ebenfalls, dass die Ressource für andere Bedarfe während dieser Zeitspanne(n) vorgeschlagen wird.

Abgleich & Verwaltung von Ressourcen für einen Bedarf

In der Konfigurationsoberfläche der Bedarfe können Ressourcen gesucht un zugeordnet werden, die den konfigurierten Bedingungen entsprechen. Dafür klickt man auf "Zuweisen" in der Spalte "Aktionen" und erhält dann eine Liste der passenden Ressourcen (falls vorhanden). Aus dieser können bestimmte oder alle Ressourcen ausgewählt und dem Bedarf zugeordnet werden. In den Spalten "zugewiesen" und "erfüllt" wird die Anzahl aller Ressourcen angezeigt, die zugewiesen sind und alle aktuell definierten Bedingungen erfüllen. Wenn man auf eine Zahl in der Spalte "zugewiesen" klickt, wird eine Liste der aktuell zugewiesenen Ressourcen angezeigt und die Zuweisung kann bei Bedarf aufgehoben werden.

Suche nach passenden Bedarfe für Ressourcen

Im Reiter "Ressourcenzuweisungen" einer Ressource kann man durch Klicken auf das "+" im Bereich "Zuweisungen" nach Bedarfen suchen, deren Bedingungen von den Ressourcen erfüllt werden. Aus der Liste ordnet man dann eine Ressource dem gewünschten Bedarf zu. Im selben reiter kann man die Zuweisung einer Ressource auch aufheben.

Ressourcen-CiviEvent-Integration

Wie oben beschrieben, baut diese Erweiterung auf der Hauperweiterung für das Ressourcenmanagement auf. Nach der Installation der Erweiterung navigiert man zu deren Einstellungsseite (/civicrm/admin/setting/resourceevent?reset=1) und definiert den positiven und negativen Status, der von der Erweiterung bei der Erstellung/Aktualisierung eines Teilnehmerobjekts (Eventanmeldung) verwendet werden soll. Bei der Installation wird eine spezielle Teilnehmerrolle namens " Human Resource" erstellt, die beim manuellen Erstellen oder Bearbeiten einer Anmeldung über die Benutzeroberfläche nicht genutzt werden kann. Die Erweiterung wird automatisch Eventanmeldungen für Ressourcenzuweisungen erstellen synchronisieren:

  • Wenn eine Ressource einem Bedarf zugewiesen wird, wird eine ggf. bestehende Anmeldung mit der Rolle "Human Resource" aktualisiert, andernfalls wird eine neue Anemldung erstellt.
  • Wenn man die Zuordnung einer Ressource zu einem Bedarf aufhebt, wird die verknüpfte Anmeldung auf den von konfigurierten Teilnehmerstatus mit einer negativen Klasse aktualisiert.
  • Wird eine Anmeldung mit positivem Status, der Rolle "Human Resource" und einem verknüpfteb Bedarf angelegt wird eine entsprechende Ressourcenzuweisung erstellt. Dies ist derzeit nicht über die Benutzeroberfläche möglich ist, sondern nur über bestimmte Erweiterungen (z.B. "Event Invitation") oder die API.
  • Beim Löschen oder Änderung einer Anmeldung mit der Rolle "Human Resource" zu einem negativen Status wird auch eine damit verbundene Zuweisung gelöscht. Möglicherweise wird zukünftig ein komplexeres "Status-Synchronisations-Modell" implementiert.